Автор заметки: Александр Витер

На нашем сайте уже была опубликована заметка, посвящённая слиянию. Но редактор Word с тех пор так сильно изменился, что пришла пора взглянуть на этот процесс по-новому. В сегодняшней заметке я приведу пример процесса слияния для Word 2007.

1. Определяем тип создаваемого документа. Вкладка "Рассылки"→группа "Начать слияние"→"Начать слияние"→"Письма";
2. В той же группе "Выбрать получателей"→"Использовать существующий список…" и укажите путь к файлу базы данных;
3. Вводим постоянную часть текста. В нужных местах вставляем соотвествующие поля базы данных (группа "Составление документа и вставка полей"→"Вставить поле слияния");
4. Если нужно поставить условие, например для изменения обращения в зависимости от пола, то выбираем "Правила"→IF…THEN…ELSE после чего заполнить поля, как на рисунке:

   

5. Как вы видите, поля отличаются от обычного текста. Чтобы увидеть результат слияния, нажмите кнопку "Просмотр результатов". Поле со стрелочками справа от кнопки, позволяет просмотреть результат слияния для разных записей базы данных;
6. На этом процесс создания писем заканчивается. Все письма можно сохранить в виде одного документа (группа "Завершить"→"Найти и объединить"→"Изменить отдельные документы…"), распечатать ("Найти и объединить"→"Печать документов…") или отослать по электронной почте ("Найти и объединить"→"Отправить электронные сообщения…"). В случае отправки по электронной почте, адрес тоже нужно указывать из поля базы данных.

Файлы с примерами можно скачать:

После скачивания, при попытке открыть файл будет запрошено разрешени на соединение с базой данных. При этом придётся указать новый путь к базе данных. Пошаговый процесс для Word 2007 показан на рисунке

Обновлено.

На официальном сайте Microsoft опубликована статья "How to optimize Word 2007 and Word 2010".

Статья на английском и доступна пока только для MVP (поэтому убрал ссылку).

Однако, есть аналогичная статья и на русском языке: Методы оптимизации работы Word 2007.

Советы, приводимые в статье, лаконичные и просты. Рекомендую ознакомиться.

Настя спрашивает:

Стили в окне стилей (область задач "Стили"), как правило, отсортированы в алфавитном порядке. Если это не так, значит сортировка выполнена по иным правилам.

Откройте область задач со списком стилей («Alt+Ctrl+Shift+S») и нажмите ссылку Параметры (внизу области задач). Откроется окно Параметры области стилей, где вы можете изменить сортировку списка, выбрав один из нескольких вариантов:

Подробнее

Андрей Куличев, автор Инструкции по оформлению текстовой документации, предлагает простой способ расположить таблицу прямо по центру страницы по вертикали.

Андрей пишет:

На форуме была тема, где спрашивали, как расположить таблицу по центру страницы. Я даже выкладывал там макрос для отдельно взятого документа (шахматки).

Но вот недавно, разбираясь с документаторами с необычным поведением таблицы обнаружил следующую вещь, которая позволяет возможностями ворда расположить таблицы по центру страницы по вертикали. Для этого в Word 2003 нужно проделать следующие действия:

Подробнее

Любовь спрашивает:

Любовь, свойства документа заполнять не обязательно. Они нужны лишь для информации и использования внутри документа. Вот здесь можете узнать подробности: Просмотр или изменение свойств документа Microsoft Office.

Подробнее

Дмитрий спрашивает:

В этом случае вы можете воспользоваться следующим макросом:

Подробнее