Статьи из блога

Статьи из блога

Как вставить алфавитный (предметный) указатель в документ

Любовь задала вопрос:

Как делать алфавитный указатель в Word?

Алфавитный указатель (в Справке Word он именуется Предметным указателем) это список некоторых слов (например,терминов), встречающихся в документе и выстроенных в алфавитном порядке для удобства поиска. Указатель содержит номера страниц, на которых данные слова упоминаются в тексте документа.

 

Я думаю, все видели такие указатели, например, в технических книгах, учебниках. Как правило, алфавитный указатель располагается в конце документа и выглядит примерно так:

 

Предполагается, что вы готовите или уже подготовили какой-то объемный документ (рукопись книги, отчет, реферат, курсовую работу, дипломную работу, диссертацию и т.п.). Создавать алфавитный указатель лучше всего в процессе подготовки документа, хотя ничто не мешает это сделать и непосредственно перед распечаткой и/или публикацией документа.

 

Как я уже сказал выше, указатель - это список слов. Чтобы добавить нужные слова в указатель, необходимо сначала выделить их и нажать сочетание клавиш «Alt»+«Shift»+«X». Откроется диалоговое окно Определение элемента указателя:

Определение элемента указателя

 

Поле "Основной" уже содержит выделенное вами слово. Вы можете просто нажать кнопку Пометить и это слово будет занесено в указатель. Если вам нужно, чтобы указатель ссылался на все страницы документа, где встречается данное слово, то нажмите кнопку Пометить все. В результате этих действий в текст будет вставлено поле (следует за выбранным словом) следующего вида:

Поле XE (скрытый текст)

 

Поле "Дополнительный" служит для ввода дополнительного элемента указателя к основному термину. Например, в вашем документе встречается термин "Панель инструментов". Как известно, в редакторе Word 2003 существует много самых разных панелей: Форматирование, Стандартная, Таблицы и границы, Колонтитулы, Рисование, Формы и др. Таким образом, вы можете сделать элементом указателя основной термин "Панели инструментов" и добавить к нему дополнительный термин, например, "Формы". В результате, вы получите указатель такого вида:

Образец указателя с дополнительными элементами

 

Группа переключателей "Параметры" диалогового окна содержит три радиокнопки, выбор одной из которых приводит к следующим результатам.

 

Перекрестная ссылка с полем ввода. Допустим, в документе есть словосочетание "Сочетание клавиш", для которого создан соответствующий элемент указателя. Далее в тексте встречается другое словосочетание - "Комбинация клавиш". Очевидно, что эти словосочетания идентичны друг другу. Таким образом, можно выделить "Комбинация клавиш", вызвать окно добавления элементов указателя и выбрать переключатель Перекрестная ссылка. А в поле ввода ввести См. Сочетание клавиш. В результате мы получим указатель такого вида:

Образец указателя с перекрестной ссылкой

Пользователь (читатель) увидит, что в указателе есть ссылка на другой элемент и перейдет к нему, а затем уже от него перейдет на страницу документа, где встречается данное словосочетание.

 

Текущая страница. Данная радиокнопка отмечена по умолчанию. Это значит, что выбранное слово будет ссылаться в указателе на текущую страницу документа, ту, на которой вы пометили это слово.

 

Диапазон страниц. Выбор этого переключателя позволит установить в указателе диапазон страниц, на которых встречается нужная информация по выбранному элементу указателя, например так: Панель инструментов, 12-15. Чтобы использовать эту возможность предварительно нужно создать закладку для диапазона. Выделите весь текст, на который будет ссылаться элемент указателя. Вставьте закладку для этого фрагмента. Затем вызовите окно определения элемента указателя и введите в поле "Основной" ваш текст для элемента указателя (замените имеющийся там текст). Далее выберите переключатель диапазон страниц и в поле закладка выберите из списка вашу закладку для выбранного фрагмента текста. Нажмите кнопку Пометить.

 

В диалоговом окне Определение элемента указателя можно также задать формат номера страницы для указателя: Полужирный или Курсив.

 

После того, как вы пометили во всем документе необходимые вам термины и фразы, которые должны быть в указателе, необходимо сформировать указатель. Для этого поместите курсор ввода в то место документа, где должен размещаться ваш указатель, в меню Вставка наведите курсор мыши на пункт Ссылка и выберите из раскрывшегося списка команду Оглавление и указатели. Откроется одноименное диалоговое окно:

Диалоговое окно Оглавление и указатели

Выберите необходимый формат указателя, тип размещения элементов указателя, наличие и количество колонок указателя, язык и нажмите кнопку ОК. Алфавитный (он же предметный) указатель будет вставлен. При выборе необходимых параметров указателя вы можете наблюдать соответствующие изменения в образце и, таким образом, решать, подходит вам тот или иной параметр или нет.

 

Чтобы вставить указатель в редакторе Word 2007 перейдите на вкладку Ссылки и в группе команд Предметный указатель нажмите кнопку Предметный указатель. Откроется диалоговое окно Указатель, в котором установите те параметры, которые вам необходимы, и нажмите кнопку ОК.

twitter.com facebook.com vkontakte.ru odnoklassniki.ru mail.ru ya.ru rutvit.ru myspace.com technorati.com digg.com friendfeed.com pikabu.ru blogger.com liveinternet.ru livejournal.ru memori.ru google.com bobrdobr.ru mister-wong.ru yahoo.com yandex.ru del.icio.us

Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:

Комментариев: 24

  1. Виктор
    11.12.2008 в 16:05 | #1

    Добрый день.

    Хорошая статья и возник вопрос - а можно сделать так, чтобы номера страниц в предметном указателе были кликабельны? Т.е. являлись ссылками на то место, где они находятся.

    Спасибо.

  2. Тамара
    05.01.2009 в 09:19 | #2

    Здравствуйте!

    А у меня вопрос: как сделать сылки в алфавитном указателе не на номера страниц, а на номера абзацев? Я создаю библиографические указатели, где каждый абзац имеет номер (нумерация автоматическая.

    Заранее благодарю за ответ!

  3. 05.01.2009 в 10:24 | #3

    Алфавитный указатель указывает исключительно на номера страниц, где тот или иной термин встречается и заранее определен как элемент указателя.

    Вы можете вставить перекрестную ссылку на нужный вам номер абзаца (но не в указателе).

  4. Илья
    23.01.2009 в 23:28 | #4

    Мне нужно, чтобы если менялось местоположение ссылки в документе, то менялась и страница, выставленная в алфавитном указателе. А у меня страница не меняется, когда это слово перемещается например на очередную страницу или изменяется шрифт и страница с определением переходт дальше. Можно ли сделать, чтобы ссылки на страницы автоматически менялись?

  5. 24.01.2009 в 05:02 | #5

    Илья, так обновите указатель. Выделите весь текст (Ctrl+A) и нажмите клавишу F9. Сами по себе (автоматически) поля страниц в указателе менятся не могут, нужно действие пользователя. Либо если документ отправляется на печать.

  6. Андрей
    08.02.2009 в 03:26 | #6

    Как правильно написать макрос на VBA. У меня используется специфический текст, и Word VBA не правильно оформляет слова для предметного указателя. Он части одного слова оформляет, как разные слова и на это даёт ссылки.

  7. 08.02.2009 в 06:43 | #7

    Как правильно написать макрос на VBA…

    Какие слова? Как вы создаете предметный указатель: макросом или вручную? Что должен делать макрос: создавать указатель или исправлять неправильные варианты. Из вашего поста это непонятно.

  8. Андрей
    17.02.2009 в 18:00 | #8

    Как правильно написать макрос на VBA…

    Какие слова? Как вы создаете предметный указатель: макросом или вручную? Что должен делать макрос: создавать указатель или исправлять неправильные варианты. Из вашего поста это непонятно.

    Макрос должен правильно флрмировать ключ ХЕ. У меня используются надстрочные символы, которые существуют в шрифте. Некоторые из этих символов отрывает от слова.

  9. Андрей
    06.06.2009 в 00:08 | #9

    Как заставить VBA-скрипт вставлять поля XE после каждого слова, а не все в конце документа?

  10. luzgin
    26.10.2009 в 10:05 | #10

    Как удалить пометки для предметного указателя?

  11. 26.10.2009 в 10:18 | #11

    Как удалить пометки для предметного указателя?

    Вы имеете в виду непечатаемые знаки? Деактивируйте иконку "Непечатаемые знаки" на панели инструментов.

  12. Женя
    27.10.2009 в 12:45 | #12

    Как создать элемент алфавитного указателя третьего уровня?

    Как пометить все вхождения данного текста в качестве элементов алфавитного указателя?

  13. 27.10.2009 в 13:09 | #13

    Женя, каждый новый уровень указывается в поле «Дополнительно» через двоеточие.

    Чтобы отметить все вхождения, нужно в окне нажать кнопку «Пометить всё»

  14. xionschevici
    27.10.2009 в 20:06 | #14

    Будьте добры, подскажите как расставить фамилии в алфавитном порядке в списке автоматически ( к примеру как в школьном журнале)? Или всё же придётся это делать вручную, прокручивая в голове весь алфавит и применяя его на фамилии? Хочется, чтоб за меня это сделал компьютер.

  15. 27.10.2009 в 20:18 | #15

    Обычный список?

    В Word 2003: выделите список, зайдите в меню Таблица→Сортировка…, в появившемся окне оставьте все по умолчанию и нажмите ОК.

    В Word 2007: выделите список, на вкладке «Главная», в группе «Абзац» нажмите вторую кнопку в правом верхнем углу (). Появится то же самое окно.

  16. Анатолий
    20.11.2009 в 00:04 | #16

    Добрый день!

    Скажите пожалуйста, как можно внутри одного документа создать и предметный указатель (список терминов), и ИМЕННОЙ указатель (т.е. список фамилий, встречающихся в тексте)?

    Спасибо!

  17. 25.11.2009 в 07:50 | #17

    Анатолий, сомневаюсь что это возможно. Ибо есть только один Указатель в редакторе, где слова помечаются одинаково.

    Хотя, думаю, что реализовать все-таки можно, но не указателем, а с помощью макроса (использовать, например, закладки и выводить списком с указанием номера страницы). Но, тут надо думать... Смотрите ниже комментарии.

  18. Марк Розенберг
    25.11.2009 в 14:11 | #18

    Книга "Комфортная работа с помощью макросов" версталась в Microsoft Word? и все указатели в ней собирались автоматически

    В разделе справки Коды полей: INDEX есть подраздел

    \f "Идентификатор"

    Включает в предметный указатель только элементы указанного типа. Например, предметный указатель, собранный полем { INDEX \f "a" }, будет содержать только элементы, помеченные полями типа { XE "Ввод текста" \f "a" }. По умолчанию в предметный указатель включаются только элементы типа «I».

    А в поля XE этот идентификатор вставляется с помощью последовательности команд

    Вставка | Поле | Коды поля | Параметры

    Для ускорения вставки полей XE можно написать небольшой макрос

  19. 25.11.2009 в 15:44 | #19

    Марк, спасибо за то, что ткнули меня носом в возможность. Я что-то расслабился.

    Действительно, ключи у поля INDEX позволяют сделать то, что просил Анатолий.

    Я на скорую руку предлагаю простейший макрос для пометки фамилий с идентификатором "fio". Вам нужно выделить фамилию и выполнить макрос:

    Sub insXE()
    Dim str As String
    str = Selection.Text
    With Selection
       .MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1
       .Fields.Add Range:=Selection.Range, Type:=wdFieldEmpty, _
          Text:="XE" & Chr(34) & str & Chr(34) & " \f ""fio""", PreserveFormatting:=False
    End With
    End Sub

    После того, как пометите все фамилии, переходите в нужное место документа и вставляете следующее поле:

    {INDEX \f "fio"}

    P.S. Не забудьте, что поле вставляется через сочетание клавиш CTRL+F9.

  20. Руслан
    14.01.2010 в 23:33 | #20

    Скажите как по порядку числа расставить у меня колонка с датами и пояснения к ним,

  21. Владимир
    26.06.2010 в 10:02 | #21

    Указатель создан, но при печати текста вместе с термином печатается поле {XE "термин"}. Подскажите, пожалуйста, как от этого избавиться.

  22. 26.06.2010 в 11:12 | #22

    Word 2003: Сервис→Параметры…→Печать снимите галочку "Печатать коды полей"

    Word 2007: кнопка Office→Параметры Word→Дополнительно→Печать→Печатать коды полей вместо их значений

  23. Алексей
    08.09.2011 в 22:35 | #23

    То есть автоматизированного алфавитного указателя сделать нельзя теоретически ?

  24. Лиля
    25.10.2011 в 00:46 | #24

    Привет, как можно тест с ответами:

    Пример:

    Хотите машину?

    а)да

    б)нет

    в)незнаю

    расположить по алфавиту только вопросы, разумеется под каждым. чтобы был выбор ответов, пробовала черех таблицу-сортировка,но он отбрасывает варианты ответов. Помогите у меня 14 тестов по 80 стр, я 7 сделала, чувствую, что скоро "крякнусь", ПК может все просто надо знать как...

Оставьте комментарий!

(обязательно)

^ Наверх