Статьи из блога

Статьи из блога

Как создавать свои шаблоны документов

Рубрика: Шаблоны Word
Метки:
Суббота, 29 июля 2006 г.
Просмотров: 37678
Подписаться на комментарии по RSS
Версия для печати

[Ссылки на статью]

Как я уже сообщал, эта статья впервые была напечатана на сайте Компьютерра-Онлайн 26 июля 2006 года. Теперь есть возможность разместить ее и на родном сайте.

Читайте, пробуйте, а если возникнут вопросы - задавайте в комментариях. И, конечно же, критикуйте и/или дополняйте.

 

Достаточно часто в процессе своей деятельности мы создаем однотипные документы: акты, приказы, письма, договора, курсовые работы... Все эти документы, как правило, содержат некие текстовые или графические элементы: заголовки, реквизиты, логотипы и т.п., повторяющиеся в каждом документе.

 

Неопытный пользователь, создавая очередной документ, либо вынужден использовать и править уже существующий и содержащий в себе эти элементы документ, либо просто копировать в новый документ те или иные элементы, опять же, из старого файла. Притом осознавая, что и в этом случае редактирование неизбежно.

Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

(Из справки Word)

Эта рутина может быть сокращена до минимума, если создавать документ на основе шаблона. Иногда еще шаблоны называют "рыбами". Впрочем, как ни называй, а шаблоны действительно позволяют в разы увеличить эффективность работы.

 

Шаблон можно создать двумя способами: взяв за основу какой-либо документ со всеми присутствующими элементами, или начав с чистого листа, самостоятельно включая в него необходимые элементы.

 

Я расскажу как создавать шаблон с чистого листа, поскольку таким образом будет легче понять весь процесс, нежели модифицировать имеющийся файл. Для примера мы создадим простой шаблон официального письма.

Итак, приступим.

  1. Создадим пустой документ.
  2. Сразу же сохраним его. Зайдем в меню Файл (File) и выберем команду Сохранить как... (Save as...). Откроется диалоговое окно Сохранение документа, в котором нам надо выбрать в поле Тип файла (Save as type) тип Шаблон документа (*.dot) (Document Template (*.dot).
  3. По умолчанию будет открыта папка Шаблоны, в которой сохраняются все шаблоны. Присвойте файлу имя и нажмите кнопку Сохранить.

  4. Определяем, какие элементы (текст и графика) и где именно будут располагаться в документе.

Как правило, все официальные письма содержат такие элементы, как: название организации, логотип, реквизиты. В самом тексте письма может быть вежливое обращение к получателю письма и, собственно, сам текст письма. В конце письма приводится наименование должности руководителя организации с его подписью.

Возьмем за основу подобную структуру письма.

 

Название организации мы разместим в верхней части документа по центру. Для этого:

  1. Напечатаем название нашей организации прописными буквами, например:
  2. ООО "БЕЛЫЕ НОЧИ". Нажимаем клавишу Enter и переходим на новую строку.

     

    drawing

     

  3. Ниже можем вставить разделительную линию. Для этого нужно кликнуть мышкой на кнопке Рисование (Drawing). В нижней части экрана появится панель рисования с управляющими кнопками.
  4.  

    Нас интересуют линии, поэтому выбираем соответствующую кнопку Линия (Line). Курсор мыши превращается в крест.

    Обратите внимание: возможно у вас будет вставлено так называемое полотно - пунктирная область вставки фигур/рисунков. Чтобы предусмотрительно избавиться от вставки полотна, зайдите в меню Сервис (Tools) и выберите команду Параметры (Options). Щелкните вкладку Общие (General) и снимите галочку с поля автоматически создавать полотно при вставке автофигур (Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes). Щелкаем OK и закрываем окно Параметры (Options).
  5. Подводим курсор в форме креста к названию организации и чуть ниже проводим линию от мигающего курсора до правого края поля (нажав и удерживая левую кнопку мыши). Линия будет нарисована.
  6. Можно оставить линию как есть, а можно придать ей более элегантный вид. Для этого на панели рисования есть соответствующая кнопка Тип линии (Line Style). Щелкаете на ней и выбираете любой тип.
  7. После того как вы остановитесь на каком-либо типе линии, дважды щелкните ниже этой линии - в этом месте будем печатать адрес и реквизиты организации. Впечатайте те данные, которые вы считаете необходимыми: юридический и фактический адрес, телефон, факс, URL сайта, E-mail, банковские реквизиты.
  8. Теперь отформатируйте набранный текст в соответствии с вашими представлениями. Название организации я выделил и присвоил ему стиль Заголовок 1 (Heading 1). Также я выровнял его по центру и сделал разреженный интервал между буквами в 5 пунктов.
  9. Текст под линией я выделил, уменьшил размер шрифта до 9 пунктов и выровнял по центру. Образец вы можете наблюдать на скриншоте ниже:

     

    sample1

Таким образом мы создали постоянную (неизменяемую) часть нашего шаблона, так называемую "шапку". Теперь двинемся дальше и создадим поля, в которые позже вы будете подставлять свои данные.

 

В левой части шаблона под "шапкой" дважды щелкаем мышой и печатаем название вашего города, например так: г.Москва. Затем в противоположной (правой) части шаблона опять дважды щелкаем мышью и в месте мигания курсора вставляем дату. Для этого:

  1. В меню Вставка (Insert) выбираем команду Дата и время (Date and Time). Откроется окно, в котором выбираете необходимый вам формат отображения даты, например 18 июля 2006г.
  2. Отмечаем галочкой поле Обновлять автоматически (Update automatically). Теперь при создании нового документа на базе этого шаблона дата уже будет стоять и соответствовать текущей дате на вашем компьютере.
  3. В правой части шаблона ниже даты - с отступом от левого края примерно 10 см по горизонтальной линейке - дважды щелкаем мышкой. Заморгает курсор и в этом месте мы вставим поле для подстановки данных получателя письма.
  4. В меню Вставка (Insert) выбираем команду Поле (Field). Откроется окно как на скриншоте внизу:
  5.  

    Field

     

  6. В области Категории (Categories) выберите Автоматизация (Document Automation).
  7. В области Поля (Field names) выберите MacroButton.
  8. В области Сообщение (Display text) наберите текст вставить ФИО получателя и нажмите OK.
  9. Строго говоря, в области Имя макроса необходимо было бы указать NoMacro (то есть команда без макроса), но такового в списке не оказалось. Поэтому оставляем как есть. По крайней мере я никогда не замечал никаких ошибок.
  10. Получаем поле с этим текстом.

Если у вас данный текст (читай: поле) отображается как обычный текст без затенения, то я рекомендую сделать такое затенение. Это позволит вам впоследствии легко определять в документе нужные поля для ввода ваших данных.

Для этого зайдите в меню Сервис (Tools) и выберите команду Параметры (Options) и на вкладке Вид (View) в группе Показывать (Show) выберите из списка затенение полей (Field shading) опцию всегда (Always).

Ниже можно дополнительно вставить аналогичное поле адреса получателя и его должности.

 

У нас осталось вставить приветственное обращение к получателю данного письма, сам текст обращения и подпись отправителя внизу.

Попробуйте самостоятельно вставить в ваш шаблон эти поля, опираясь на те инструкции, которые приведены выше.

Для примера вы можете взглянуть на скриншот шаблона, который получился у меня.

 

template

 

Не забудьте сохранить получившийся шаблон.

 

Теперь, чтобы воспользоваться этим шаблоном для создания письма, вам надо зайти в меню Файл (File) и выбрать команду Создать (New). Справа появится Область задач, в которой надо выбрать опцию Общие шаблоны (On my computer). Откроется окно с доступными шаблонами. Выбираете ваш шаблон и нажимаете OK. Новый документ на основе вашего шаблона будет загружен в Word. Добавляйте свои данные в поля и наслаждайтесь автоматизацией.

 

А если у вас есть вопросы, то задавайте. Я постараюсь ответить на них.

twitter.com facebook.com vkontakte.ru odnoklassniki.ru mail.ru ya.ru rutvit.ru myspace.com technorati.com digg.com friendfeed.com pikabu.ru blogger.com liveinternet.ru livejournal.ru memori.ru google.com bobrdobr.ru mister-wong.ru yahoo.com yandex.ru del.icio.us

Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:

Комментариев: 16

  1. Новости 2.0
    04.08.2006 в 16:49 | #1

    Обсудите эту новость на news2.ru...

    ...

  2. Денис
    17.10.2006 в 10:44 | #2

    Привет! А как можно создавать с помощью форм (закладок) шаблоны, но только многостраничные?

  3. 17.10.2006 в 19:00 | #3

    Денис, по формам есть заметка - http://wordexpert.ru/page/sozdanie-shablona-dokumenta-s-pomoschyu-form

    А какая разница между одностраничным шаблоном и многостраничным? Создаются они по одному сценарию. Все зависит от вашего документа.

    шли я неправильно понял ваш вопрос?

  4. Денис
    18.10.2006 в 07:50 | #4

    проблема в том, что если создавать шаблоны при помощи Слияния, то можно использовать только один запрос (или таблицу) в Access, а если использовать формы, то не понятно как вывести например 10 записей из таблицы так , чтобы на каждой странице, например, выводилось по 3 записи (причем, чтобы можно было выводить не только в виде тадлице, но и в свободной форме). Я вот ничего подобного не нашел, вот пишу свой код для таких случаев. Если вы знаете какой либо способ решения, подскажите - а то может я колесо заново изобретаю!!! :)

  5. Константин
    24.12.2007 в 23:07 | #5

    Вот как-то у меня раньше получалось делать дот-ы для Аутлука....а сейчас никак не могу вспомнить.Не подскажите?

    PS С полноценным html и картинками =)

  6. Николай
    03.12.2009 в 21:42 | #6

    Добрый день, большое спасибо за информацию изложенную на вашем сайте, очень помогает в работе, учебе.)

    Хотелось бы уточнить по поводу списков.

    Сейчас разрабатываю шаблон титульного листа своего диплома. Как сделать выпадающий список данных?

    Например, список кафедр, преподавателей?

    Спасибо)

  7. 03.12.2009 в 22:46 | #7

    На вкладке Разработчик в есть группа Элементы управления, там и находятся выпадающие списки:

  8. Ольга Т.
    05.02.2010 в 16:25 | #8

    Скажите, а вы знаете как сделать так , чтобы при изменении стилей в шаблоне, изменения отображались и в документах, которые основаны на данном шаблоне? Поподробнее если можно.

  9. 07.04.2010 в 09:48 | #9

    Здравствуйте! Подскажите, у меня поле при вставкев ограничено кавычками. Когда вставляю имя получается так: "александр". Как убрать их?

  10. 07.04.2010 в 12:04 | #10

    О каком поле идёт речь? Как вы его вставляете?

  11. 07.04.2010 в 13:21 | #11

    Вставка --> Поле --> Категории --> Автоматизация --> Поля --> MacroButton. Любые текстовые поля - содержание пишется в "кавычках". А числовые значения нормально.

  12. 20.02.2012 в 16:39 | #12

    Большое спасибо за вашу работу, используя эти рекомендации сделал необходимый мне шаблон. Только возникла одна проблема с автоматическим обновлением поля Даты. При создании документа из шаблона проставляется текущая дата и это здорово. Затем я открываю сохраненный документ на основе этого шаблона через несколько дней и при открытии происходит обновление даты, что уже не так здорово. Я знаю о возможности блокирования автоматического обновления поля по Ctrl+F11 и мне приходится после создания документа и его сохранения блокировать поля. Но шаблоном пользуются другие люди и объяснять им про блокировку полей - не вариант. Нет ли такой возможности, чтобы при создании документа из шаблона поле даты обновлялось один раз, либо в сохраненном документе сохранялось не как поле, а как текст?

    Заранее спасибо!

    Виталий

  13. 21.02.2012 в 19:42 | #13

    Обратитесь на наш форум, там помогут.

  14. Totalist
    01.01.2013 в 23:46 | #14

    Подскажите, пожалуйста, версию текстового процессора для создания шаблона по оформлению текстовой документации по ГОСТ. Шаблон будет содержать:

    - разделы: титульник, задание, оглавление, введение, глава1, глава2, глава3, глава4, заключение, приложения, литература;

    - поля для ввода и заполнения некоторой дублирующей информации, подсчета страниц в разделе и в документе в целом и др.;

    - элементы автоматизации: макросы, выполняющие вставку картинок, таблиц, формул, ссылок и др.;

    (в дальнейшем может что-то еще...)

  15. Александр
    16.01.2013 в 14:24 | #15

    Имеется две пустые строки, в верхнюю вставляю форму для текстового поля, скажем на 50 символов, как сделать так чтобы при вводе 50 символов не добавлялась новая строка и соответственно вторая смещалась на третью, а так чтобы после заполнения первой строки символы продолжались печататься во второй ???

  16. Andrey
    21.02.2013 в 15:17 | #16

    Добрый день!

    Спасибо за такую нужную инструкцию, написанную понятным языком пользователя, а не заумного программиста. А то как откроешь помощь от МС, так трезвым :) из-за компа и не встаешь ))))).

    Один вопрос в копилку: как сделать дублирующие значения в ТекстБоксе или в Поле, если надо обно и тоже значение заполнять в разных местах документа?

Оставьте комментарий!

(обязательно)

^ Наверх