Статьи из блога

Статьи из блога

Как ускорить создание документов

Рубрика: Советы и cекреты, Сайты, Шаблоны Word
Метки: | |
Пятница, 18 апреля 2008 г.
Просмотров: 13446
Подписаться на комментарии по RSS
Версия для печати

[Ссылки на статью]

Деятельность любого предприятия сопровождается созданием множества документов. Ежедневно мы выпускаем и подписываем десятки и сотни приказов и распоряжений, договоров и протоколов, писем и факсов. Многие из этих документов - однотипные по своей форме, и нам приходится создавать их снова и снова.

 

Возникает вопрос: а нельзя ли автоматизировать процедуру создания таких однотипных документов, не прибегая при этом к помощи дорогостоящих программных средств? Оказывается, возможности для подобной автоматизации представляют любые современные текстовые процессоры, включая, пожалуй, наиболее популярный из них - Microsoft Word.

 

Три шага к совершенству

Наверняка у каждого, кто имеет достаточный опыт работы с документами на компьютере, имеется собственная коллекция типовых заготовок, бланков и форм для тех видов документов, которые ему приходится создавать чаще всего. Обычно такая коллекция является простой подборкой документов, которые при необходимости можно открыть в текстовом редакторе, внести нужные изменения и сохранить новую копию с использованием команды Файл - Сохранить как. Решив создать такую коллекцию, вы делаете первый шаг: формирование библиотеки бланков.

 

Преимущества библиотеки несомненны: вы не тратите время на повторный набор стандартных текстов, используя набранные ранее. Однако может случиться, что вы забыли воспользоваться командой Сохранить как и сохранили документ поверх имеющегося. И если в исходной версии документа имелась важная информация, она может быть утеряна навсегда. От таких неудач вас застрахует второй шаг: создание копий документов. Для создания копии достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на значке документа в Проводнике Windows и выбрать команду контекстного меню Создать. При этом в Microsoft Word будет открыта точная копия этого документа, включая текст, оформление и любые специальные элементы. Однако, в отличие от описанного выше способа, при попытке сохранить документ Word не перезапишет исходный вариант документа, а предложит указать новое имя и папку для сохранения. Это позволит избежать потери важной информации.

 

Вам, возможно, доводилось использовать еще один способ создания типовых документов - шаблоны. При установке Microsoft Word создается небольшая коллекция стандартных шаблонов, подходящих для создания наиболее часто используемых документов. Чтобы получить доступ к этим шаблоном, нужно выбрать команду Создать в меню Файл (кнопка Создать на панели инструментов для этой цели не подходит), а затем - команду Общие шаблоны на открывшейся панели Создание документа. Список стандартных шаблонов будет показан в окне диалога, где каждой категории типовых документов соответствует определенная вкладка.

 

Если вы использовали шаблоны документов в своей работе, то наверняка смогли оценить их удобство: все нужные бланки документов собраны в одном стандартном месте и всегда находятся под рукой. Однако не всем известно, что пользователь Microsoft Word может создавать свои собственные шаблоны и сохранять и использовать их наряду со стандартными. Для этого достаточно открыть документ, который вы планируете использовать в качестве бланка, и выбрать команду Файл - Сохранить как. В раскрывающемся списке Тип файла нужно выбрать Шаблон документа (*.dot). Microsoft Word автоматически откроет стандартную папку, специально предназначенную для сохранения шаблонов документов. Вам останется только выбрать имя для нового шаблона и нажать кнопку Сохранить. Теперь вы готовы сделать третий шаг: использовать собственные шаблоны.

 

Чем еще полезны шаблоны

Помимо автоматизации процесса создания стандартных документов, рассматриваемой в этой статье, профессионально разработанные шаблоны могут дать пользователю следующие преимущества.

  • В шаблонах могут быть сохранены определенные настройки Microsoft Word, такие как содержимое панелей инструментов и сочетания клавиш для быстрого вызова команд или применения оформления. Таким образом, для каждого вида документов на панели инструментов может отображаться свой набор необходимых кнопок.
  • Шаблоны могут содержать дополнительные атрибуты, облегчающие их поиск на вашем компьютере и даже в Интернете. К таким атрибутам относятся, например, имя автора и название организации, издавшей документ.
  • Шаблоны могут быть выполнены в виде форм, стандартный текст в которых защищен от случайного или намеренного изменения пользователем. Данные в таких формах можно вводить только в специальные графы. Такая возможность полезна для создания стандартизованных бланков.
  • Профессионально разработанный шаблон может содержать дополнительные инструменты для автоматизации заполнения документа. Напрмер, шаблон может содержать программы для подстановки в нужные места документа фамилий и должностей сотрудников или наименования предприятия-клиента из различных систем автоматизированного учета. Это может оказаться полезным при создании приказов, договоров, доверенностей, накладных и других видов документов.
  • Имеется даже возможность расширить набор стандартных функций программы Microsoft Word специальными командами, облегчающими выполнение рутинных операций.

twitter.com facebook.com vkontakte.ru odnoklassniki.ru mail.ru ya.ru rutvit.ru myspace.com technorati.com digg.com friendfeed.com pikabu.ru blogger.com liveinternet.ru livejournal.ru memori.ru google.com bobrdobr.ru mister-wong.ru yahoo.com yandex.ru del.icio.us

Комментариев: 12

  1. IRENka
    08.06.2008 в 21:25 | #1

    спасибо, вы мне очень помогли с дипломкой, только здесь я смогла найти нужную информацию

  2. максим
    31.07.2008 в 14:45 | #2

    в Winworde при изменения шаблона документы созданные ранее на этом шаблоне изменения не наследуются, подскажите возможно ли это изменить. Чтобы все документы основанные на шаблоне реплицировали все изменения родительского шаблона

  3. 31.07.2008 в 15:29 | #3

    Максим, а что конкретно вы понимаете под репликацией? Стили или какие-то другие данные (типа, изменения положения текста, таблиц и др.)?

    Обновить можно стили, кнопки на панелях инструментов.

  4. 31.07.2008 в 15:39 | #4

    Если нужно обновить стили, то открываете ваш документ, открываете диалоговое окно "Шаблоны и надстройки" и устанавливаете флажок на параметре "Автоматически обновлять стили", нажимаете ОК и потом снова открываете это окно и снимаете флажок с опции.

  5. Максим
    31.07.2008 в 21:08 | #5

    Спасибо Антон за помощь.

  6. Евгения
    30.10.2009 в 11:19 | #6

    Добрый день!

    Поручили разработать пару шаблонов внешних писем.

    Столкнулась вот с какой проблемой:

    Документ с таблицей (своя "сетка") разбит на разделы. Некоторые разделы защищены от редактирования, но есть раздел, предполагающий возможность "какого хочешь" редактирования. Если шаблон не защищен, есть возможность вставки нумированного списка в разделы, на которые защита не распространяется, как только же шаблон защищиаем (разрешаем ввод только в поля формы), остается возможность менять шрифт, стили, вставлять таблицу, но список уже не доступен. Как это исправить. Мне в шаблоне нужно разрешить списки! )))

    Заранее спасибо за консультацию...

  7. 31.10.2009 в 08:38 | #7

    Евгения, действительно, когда документ защищен, то простое использование списков с панели инструментов недоступно. Поэтому стоит создать свой стиль списка и применять его либо из области задач "Стили и форматирование", либо вывести кнопку стиля на панель инструментов и пользоваться ею. Но! Если в документе разрешен только ввод в поля формы, то менять параметры шрифта уже не возможно, как и добавлять таблицы и другие элементы.

    Если список нужен в таблице, то определите нужное поле формы в таблице стилем списка.

  8. Евгения
    02.11.2009 в 15:08 | #8

    Антон, здраствуйте еще раз!

    У меня, к сожалению, сохранился вопрос и парочку добавилось )))

    Хочу сделать пометку, что перед защитой один из разделов я оставляю открытым для редактирования. То есть именно этот невыделенный галочкой раздел я могу менять по своему усмотрению. Он предназначен для текста внешнего письма. Далее я защищаю документ. Пока всё хорошо ))) И теперь вопросы: если данный шаблон открыть в Word 2003, то в "неограниченном" разделе я могу творить просто всё что вздумается (пытаюсь угадывать пожелания будущих отправителей письма), замечу, что панель списков тоже активна. Но стоит открыть этот же шаблон в 2007, как списки "сереют" и не хотят сотрудничать.

    Этому есть какое-то объяснение?

    Пробовала создать "свой" стиль - список, но в шаблон он тоже не вставляется. Выбрать свой стиль позволяет, но не возможно применить. Скорее всего я что-то не так делаю, так как раньше с данной функцией не работала.

    И мне кажется, если шаблон готовится для широкого круга "потребителей" использование своего стиля будет некорректным и неудобным.

    Извините, что по-прежнему к вам обращаюсь )))

    Заранее спасибо за ответ! )))

  9. 03.11.2009 в 11:58 | #9

    Евгения, вы задали очень интересный и непростой вопрос. Действительно, при создании шаблона в редакторе Ворд 2007 и последующей его защите (некоторых разделов из имеющихся), не удается использовать созданные стили в том разделе, который оставлен без защиты. Такое поведение мне показалось странным, так как я тоже не работал с этой функцией настолько плотно, чтобы знать все ее особенности.

    Но есть способ обойти такое "неразумное" поведение редактора Word 2007. Вы можете сделать следующее.

    1. Создайте шаблон документа. вставьте разделы, нужные вам блоки текста, поля форм и т.п.

    2. Создайте нужные стили (для таблицы, для списков и т.п.).

    3. Нажав и удерживая сочетание клавиш «CTRL+SHIFT» выделите ваши блоки текста, которые вы планируете в последующем редактировать в документах, основанных на данном шаблоне.

    4. Откройте область задач "Ограничить форматирование и редактирование" (вкладка Разработчик - Защитить документ) и установите ограничение на использование стилей, выберите способ редактирования "Только для чтения", установите флажок на опции "Все" в группе "ИСключения" или выберите нужных пользователей, и нажмите кнопку "Включить защиту".

    5. Сохраните шаблон.

    Теперь вы можете создавать документы, основанные на данном шаблоне и редактировать области документа, которые вы отметили, в том числе и применять нужные (созданные вами) стили.

    Что касается вопроса о корректности создания и использования собственных стилей, то это абсолютно правильный путь. Пользователь, не искушенный в редактировании текста, будет ограничен в ненужном, "паразитном" оформлении документа и будет пользоваться только разрешенными стилями. Однако, я рекомендую вам не устанавливать пароль при защите таких шаблонов, чтобы более опытный пользователь имел возможность самостоятельно редактировать ваши стили и добавлять свои.

  10. Евгения
    06.11.2009 в 10:31 | #10

    Антон! Огромное спасибо!!! Я просто в восторге от того, что стало вырисовываться благодаря вашим советам!!! Думаю, руководитель тоже оценит нашу совместную работу! )))

    Единственный вопрос, или скорее уточнение...

    После сделанного (стили, разрешение на чтение и т.д.) области для ввода текста, позволяющие редактирование в соотвествии с указанными стилями, выделяются желтоватым цветом и квадратныим скобками. Отключить это можно войдя только в рецензирование, и снять галку "Выделить области...". А нельзя ли эту "показуху" скрыть на шаблоне, чтобы рядовые пользователи этого не видели? )))

    И еще раз большое спасибо!

  11. 06.11.2009 в 11:13 | #11

    Евгения, к сожалению я не смог победить эту "фишку". Думаю, это задумано как раз с целью показать пользователям, куда можно вводить текст, ведь документ доступен в режиме "только для чтения".

    Возможно, скрыть области редактирования можно через макрос, но пока не могу определить, какая функция за это отвечает...

  12. Евгения
    06.11.2009 в 11:16 | #12

    Спасибо за комментарий! )))

Оставьте комментарий!

(обязательно)

^ Наверх