Статьи из блога

Статьи из блога

Как при печати документа Word вывести имя автора

Рубрика: Вопрос-Ответ, Макросы
Метки: | | |
Четверг, 31 августа 2006 г.
Просмотров: 9025
Подписаться на комментарии по RSS
Версия для печати

[Ссылки на статью]

Вопрос:

На предприятии много сотрудников, готовящих документы. Как сделать так, чтобы на отпечатанной странице (автоматически) выводилось имя автора документа (типа {LASTSAVEDBY}) или имя пользователя ПК?

На мой взгляд, автоматически выводить при печати документа какие бы то ни было сведения не получится, если принудительно заранее не включить эти сведения в документ.

 

Я вижу следующий вариант решения в вашей ситуации.

  • Во-первых, необходимо чтобы Word каждого конкретного пользователя, который работает с этим редактором, содержал сведения об этом пользователе (меню Сервис -> команда Параметры -> вкладка Пользователь).
  • Во-вторых, чтобы в выводимом на печать документе содержались сведения об авторе документа (о пользователе), их необходимо как-то включить в этот документ. Как?

     

    Обычно это делается путем включения соответствующих полей в нижние колонтитулы. Эти поля могут быть уже вставлены заранее в шаблон документа, на базе которого уже потом создаются все остальные документы, либо вставляются в уже готовый к печати документ с помощью макроса (заранее подготовленного и выведенного в виде кнопки на панель инструментов).

Могу предложить вариант вставки информации об авторе документа в нижние колонтитулы перед печатью путем нажатия кнопки-макроса.

Но предварительно нужно создать этот макрос. Описываю простой вариант создания макроса на примере Word 2002.

  • Создайте пустой документ в Word.
  • Зайдите в меню Сервис (Tools), выберите команду Макрос (Macro) и из списка выберите команду Начать запись (Record New Macro).
  • Появится диалоговое окно, в котором вам следует назначить макросу имя (пусть будет - authorname) и щелкнуть на кнопке с изображением молотка:

     

    Запись макроса Word
  •  

  • Откроется другое диалоговое окно, в котором перейдите на вкладку Команды и из правой области перетащите на панель задач ваш новый макрос с названием Normal.NewMacros.authoname.
  • После этого в рабочем окне появится панелька с управляющими кнопками для записи макроса.

     

    Запись макроса Word

     

    В принципе, макрос уже пишется.

  • Зайдите в меню Вид (View) и выберите команду Колонтитулы (Header and Footer).
  • Перейдите в нижний колонтитул щелчком на соответствующей кнопке на панели колонтитулов: она называется Верхний/нижний колонтитул.
  • Щелкните на кнопке с текстом Вставить автотекст и из появившегося списка выберите команду с текстом Автор, стр. №, дата.

    В результате в нижнем колонтитуле будет вставлена строка с именем автора (пользователя) документа, номером страницы и текущей датой.

  • Теперь нажмите на панельке с управляющими кнопками на кнопке Остановить запись (крайняя слева - квадратик).

Можете закрыть документ без сохранения. Теперь от пользователя, создающего документ на этом компьютере, потребуется лишь одно - перед печатью документа он должен нажать на созданную кнопку-макрос, чтобы внизу документа появилась требуемая вами информация.

twitter.com facebook.com vkontakte.ru odnoklassniki.ru mail.ru ya.ru rutvit.ru myspace.com technorati.com digg.com friendfeed.com pikabu.ru blogger.com liveinternet.ru livejournal.ru memori.ru google.com bobrdobr.ru mister-wong.ru yahoo.com yandex.ru del.icio.us

Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:

Комментариев: 2

  1. Андрей Корчмарь
    11.09.2006 в 12:10 | #1

    Я только что написал об этом в другом месте, но думаю будет полезно упомянуть об этом и здесь.

    Для любого масроса можно создать не только иконку на панели инструментов, но и "горячие" клавиши путём создания нового макроса, но с тем же названием и назначением клавиш для макроса. Происходит добавление, а не просто переписывание, и вы сможете использовать тот-же макрос двумя способами: нажатием кнопочки на панели или нужных клавиш.

    compusiastic@hotmail.com

    compusiastic.net

  2. 11.09.2006 в 18:48 | #2

    Андрей, вы совершенно правы. Спасибо за ваши советы.

Оставьте комментарий!

(обязательно)

^ Наверх