Автоматизация текстового набора в Word

На прошлой неделе постоянный читатель сайта задал мне вопрос об автоматизации своей работы с редактором Word. Потребовалось некоторое время, чтобы найти ответ. И в результате появилась очередная статья в онлайн-журнале "Компьютерра".

Теперь публикую и на сайте.

Вопрос:

Действительно, такая возможность есть. Правда, для того чтобы назначить какому-либо часто повторяющемуся словосочетанию "горячую клавишу" придется немного пощелкать мышкой.

Во-первых, определитесь со словосочетанием, которое вы постоянно используете в своих текстах. Возможно, оно у вас не одно.

Во-вторых, занесите это словосочетание в Автотекст

Для этого создайте пустой документ и напечатайте ваше словосочетание. Затем выделите его и нажмите сочетание клавиш «Alt+F3». Появится подтверждающее окно Создание элемента автотекста (Create AutoText) с вашим словосочетанием, которое вы можете отредактировать или ввести иное словосочетание.

Нажмите кнопку OK для подтверждения. Все, ваше словосочетание занесено в Автотекст.

Создать новый элемент автотекста можно и другим, более трудоемким способом - через меню Вставка (Insert), в котором вам следует выбрать из подменю команды Автотекст (AutoText) такую же одноименную команду. Откроется окно Автозамена (AutoCorrect) как раз на вкладке Автотекст.

В поле шмя элемента (Enter AutoText entries here) введите вашу часто повторяющуюся фразу и нажмите кнопку Добавить (Add).

Итак, фраза для автоматической вставки в ваш документ создана, теперь необходимо присвоить ей какое-нибудь сочетание клавиш, используя которое вы легко и быстро добавите вашу фразу в документ.

Для этого:

1. Выберите из меню Сервис (Tools) команду Настройка (Customize). Откроется диалоговое окно, внизу которого вы увидите кнопку Клавиатура (Keyboard). Нажмите ее и перед вами появится новое окно Настройка клавиатуры (Customize Keyboard), как на скриншоте ниже:
   

 

2. В левой области окна выберите ((Выбрать - означает щелкнуть мышкой на нужном элементе, который сразу станет подсвеченным)) категорию Автотекст (AutoText) - она находится в самом низу категорий - а справа в поле Автотекст (AutoText) выберите вашу фразу/словосочетание.
3. Чуть ниже, в поле Новое сочетание клавиш (Press new shortcut key), введите ваше сочетание клавиш, используя функциональные клавиши: Ctrl, Shift или Alt. Причем клавиша Shift может присутствовать только в сочетании с одной из двух своих подруг: Ctrl или Alt.

   Обратите внимание: если выбранное вами сочетание клавиш ("горячие клавиши") уже используются иным элементом автотекста, то ниже вы увидите неприметное поле Текущее назначение и тот элемент автотекста, за которым зарезервированы эти горячие клавиши. Просто выберите другое сочетание клавиш. Для этого достаточно очистить поле, нажав на клавитуре клавишу Delete и ввести новый вариант.

4. Теперь осталось нажать кнопку Назначить (Assign) и закрыть все окна.

Таким образом, выполнив эти шаги, вы существенно увеличите эффективность своей работы в текстовом редакторе Word, и, быть может, поднимите свой авторитет среди коллег. Ведь они-то так не могут!