Статьи из блога

Статьи из блога

Автоматизация текстового набора в Word

На прошлой неделе постоянный читатель сайта задал мне вопрос об автоматизации своей работы с редактором Word. Потребовалось некоторое время, чтобы найти ответ. И в результате появилась очередная статья в онлайн-журнале "Компьютерра".

Теперь публикую и на сайте.

 

Вопрос:

Я знаю, что в Word есть функция, когда какая-либо комбинация клавиш меняется на текст, который я заранее ввел. Это удобно, если одна и та же фраза или слово много раз повторяется в документе. Мне казалось, что это в "Автозамене", но у меня ничего не получилось. Подскажите, пожалуйста правильный ответ.

Действительно, такая возможность есть. Правда, для того чтобы назначить какому-либо часто повторяющемуся словосочетанию "горячую клавишу" придется немного пощелкать мышкой.

 

Во-первых, определитесь со словосочетанием, которое вы постоянно используете в своих текстах. Возможно, оно у вас не одно.

 

Во-вторых, занесите это словосочетание в Автотекст

Автотекст. Текстовые или графические элементы, которые можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя. (из Справки Word)

Для этого создайте пустой документ и напечатайте ваше словосочетание. Затем выделите его и нажмите сочетание клавиш «Alt+F3». Появится подтверждающее окно Создание элемента автотекста (Create AutoText) с вашим словосочетанием, которое вы можете отредактировать или ввести иное словосочетание.

Нажмите кнопку OK для подтверждения. Все, ваше словосочетание занесено в Автотекст.

 

Создать новый элемент автотекста можно и другим, более трудоемким способом - через меню Вставка (Insert), в котором вам следует выбрать из подменю команды Автотекст (AutoText) такую же одноименную команду. Откроется окно Автозамена (AutoCorrect) как раз на вкладке Автотекст.

В поле шмя элемента (Enter AutoText entries here) введите вашу часто повторяющуюся фразу и нажмите кнопку Добавить (Add).

 

Итак, фраза для автоматической вставки в ваш документ создана, теперь необходимо присвоить ей какое-нибудь сочетание клавиш, используя которое вы легко и быстро добавите вашу фразу в документ.

 

Для этого:

  1. Выберите из меню Сервис (Tools) команду Настройка (Customize). Откроется диалоговое окно, внизу которого вы увидите кнопку Клавиатура (Keyboard). Нажмите ее и перед вами появится новое окно Настройка клавиатуры (Customize Keyboard), как на скриншоте ниже:

    Настройка клавиатуры
  2.  

  3. В левой области окна выберите ((Выбрать - означает щелкнуть мышкой на нужном элементе, который сразу станет подсвеченным)) категорию Автотекст (AutoText) - она находится в самом низу категорий - а справа в поле Автотекст (AutoText) выберите вашу фразу/словосочетание.
  4. Чуть ниже, в поле Новое сочетание клавиш (Press new shortcut key), введите ваше сочетание клавиш, используя функциональные клавиши: Ctrl, Shift или Alt. Причем клавиша Shift может присутствовать только в сочетании с одной из двух своих подруг: Ctrl или Alt.

    Обратите внимание: если выбранное вами сочетание клавиш ("горячие клавиши") уже используются иным элементом автотекста, то ниже вы увидите неприметное поле Текущее назначение и тот элемент автотекста, за которым зарезервированы эти горячие клавиши. Просто выберите другое сочетание клавиш. Для этого достаточно очистить поле, нажав на клавитуре клавишу Delete и ввести новый вариант.

  5. Теперь осталось нажать кнопку Назначить (Assign) и закрыть все окна.

Таким образом, выполнив эти шаги, вы существенно увеличите эффективность своей работы в текстовом редакторе Word, и, быть может, поднимите свой авторитет среди коллег. Ведь они-то так не могут!

twitter.com facebook.com vkontakte.ru odnoklassniki.ru mail.ru ya.ru rutvit.ru myspace.com technorati.com digg.com friendfeed.com pikabu.ru blogger.com liveinternet.ru livejournal.ru memori.ru google.com bobrdobr.ru mister-wong.ru yahoo.com yandex.ru del.icio.us

Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:

Комментариев: 3

  1. Марк
    06.11.2006 в 08:24 | #1

    Есть одно но, при использовании функции Автотекста для нескольких тектовых наборов нужно четко помнить какие слова вводить. В настоящее время функцией Автотектса я приактичеки не пользуюсь (из-за склероза).

  2. Алексей
    29.10.2007 в 08:33 | #2

    А в Office 2007 такая возможность есть?

    Что-то я не нашел.....

  3. Юлия
    20.09.2012 в 15:24 | #3

    есть очень удобная программа для этих целей

    CLCL

    пользуюсь ей постоянно для вставки стандартных фраз любых размеров

Оставьте комментарий!

(обязательно)

^ Наверх