Статьи из блога

Статьи из блога

Word 97. Слияние документов как один из способов упростить свою работу

Эта статья подготовлена специально для сайта и рассылки Светланой Лабановой. Материал предназначен для использования в версии редактора Word 97.

На работе столкнулась с тем, что необходимо было за короткий срок разослать нашим клиентам письмо-уведомление. Текст для всех одинаковый, за исключением номера письма, наименования организации, адреса. Благодаря Word и его функции слияния данная задачка была решена в короткий срок.

 

Для этого необходимо иметь: бланк самого письма и база данных (удобнее всего в программе Exсel создать табличку со следующими колонками: № письма, наименование организации, адрес, при этом необходимо сделать так, чтобы первая верхняя строчка содержала наименования столбцов, иначе слияние может не пройти и заполняем ее).

 

Методика слияния:

Пусть у нас имеется письмо, в котором текст не будет меняться за исключением тех мест, где необходимо вставить номер письма, наименование организации, адрес (из базы данных Excel).

  1. Открываем наше письмо, заходим в меню Сервис (Tools) и Слияние. Появляется диалоговое окно:

     

    Слияние Word 97
  2.  

  3. Нажимаем на кнопку "Создать", где выбираем "документы на бланке" и нажимаем кнопочку "Активное окно".
  4. Следующий шаг: "Получить данные" и "открыть источник данных" выбираем документ, в котором находится база данных по предприятиям (документ Exсel, предварительно нами созданный).

    После этого, программка скажет, что отсутствуют поля слияния в основном документе и предложит вернуться в основной документ.

  5. Возвращаемся в основной документ, на панели которого уже появилась панель "Слияние":

     

    Слияние Word 97
  6.  

  7. Нажимаем кнопку "Добавить поле слияния". Программа предложит список полей слияния (данный список программа сформировала сама, опираясь на базу данных, которую мы выбрали как источник данных):

     

    Слияние Word 97
  8.  

  9. Теперь следует поставить курсор в том месте документа, где необходимо вставить изменяющиеся данные: "№ письма" - нажать на "Добавить поле слияния", далее выбрать "М_письма". На месте курсора появится серая область:

     

    Слияние Word 97
  10.  

  11. Точно так же вставляются в нужные места другие поля: "наименование организации" и "адрес".
  12. После того, как будет проделана эта работа, необходимо еще раз вернуться к диалогу "Слияние" ("Сервис" => "Слияние") и реализовать последний шаг: нажать кнопку "Объединить". Откроется следующее диалоговое окно:

     

    Слияние Word 97
  13.  

  14. В поле "Назначение" оставить по умолчанию Новый документ - программа создаст новый документ, в котором у Вас будут находиться все письма клиентам в той последовательности, в которой они указаны в базе данных.

    Осталось лишь визуально проверить, нет ли каких либо смещений в тексте и можно отправлять на печать. Письма готовы.

На первый взгляд это может показаться очень трудным, но после небольшой тренировки данное решение освобождает нас от рутинной работы вручную вставлять в письма данные клиентов. Также если в письме обнаружена ошибка, то исправив бланк письма и сделав повторно слияние, все письма будут отражаться уже с исправлениями.

twitter.com facebook.com vkontakte.ru odnoklassniki.ru mail.ru ya.ru rutvit.ru myspace.com technorati.com digg.com friendfeed.com pikabu.ru blogger.com liveinternet.ru livejournal.ru memori.ru google.com bobrdobr.ru mister-wong.ru yahoo.com yandex.ru del.icio.us

Комментариев: 10

  1. Леонид Бродский
    01.09.2006 в 12:03 | #1

    Спасибо автору, всё время видел это в меню, но не знал, что это такое. Полезно!

  2. Andrey
    21.11.2006 в 16:02 | #2

    Всё замечательно, только у меня после подключения источника - xls файла,

    по кнопке "Добавить поле слияния" выпадает список

    Поле автослияния

    Поле автослияния1

    Поле автослияния2

    Поле автослияния3

    Поле автослияния4

    Поле автослияния5

    и после попытки использовать его ошибка:

    Ошибка! Поле MergeField не было найдено в заголовке источника данных.

    Хотя если построить связку с xls файлом который ранее использовался в другой связке, то всё ок...

    Какие будут советы - может кто сталкивался?

    PS Win2000+off2000

  3. Леонид Бродский
    21.11.2006 в 21:41 | #3

    Может, все дело в том, что в источнике нет заголовка полейш

  4. Andrey
    22.11.2006 в 16:49 | #4

    Скорее всего дело в версии нашего корпоративного MSOffice

    т.к. с одними и теми же файлами:

    на MSOffice97 всё работает

    на MSOffice2003 тоже всё работает, хотя и с кучей доп. параметров.

    а на работе на MSOffice2000 не работает, хотя если готовую связку открыть с соблюдением месторасположения на диске - всё ок.

    Можно даже добавить новые столбцы в "ексель" и они после сохранения и переоткрытия появятся в "ворд".

    Спасибо.

    Проблема только в первоначальном связывании. Вот я и думал, может кто знает, куда ткнуть носом "ворд2000" чтоб он понял, что первая строка - имена полей (MSOffice2003 для этого есть отдельная "птичка").

  5. Gleb
    06.12.2006 в 12:32 | #5

    а есть ли возможность чтобы все формировалось и по отдельным файлам ?

  6. Сергей Баженов
    12.09.2008 в 10:38 | #6

    Делаю слияние из базы данных акцесс, поле в формате дата. В акцессе отражается как дд.мм.гггг а в ворде получается такая фигня м.д.гггг. Как исправить эту беду?

  7. Леонид Бродский
    18.09.2008 в 10:37 | #7

    Думаю, в документе Word надо выделить поле с датой, открыть его свойства и добавить формат даты.

  8. Елена
    29.01.2010 в 06:10 | #8

    Все делаю, а письма не оправляются. В качестве почтовой программы использую встроенную почту Windows. Можно только в паре с Outlook?

  9. Антон
    30.10.2014 в 07:13 | #9

    Все замечательно, вот только если мне надо не рассылку сделать с именами и адресами, а просто данные подставить? Что у вас, что в Ворде - только с адресами работать можно и личными данными, а в ворд вообще вне зависимости от того что выбираешь требует список адресов рассылки ввести. Как ему объяснить что рассылать я НИЧЕГО не собираюсь!?

  10. Аноним
    21.04.2015 в 12:19 | #10

    Возникла проблема: В Таблице для слияния поля для слияния расположены не в строку, а в столбце (Горизонтально вести базу в данном случае крайне не удобно). Несколько дней уж разобраться не могу - возможно ли сделать слияние данных, находящихся не по горизонтальным а по вертикальным строкам таблицы экселя?

Оставьте комментарий!

(обязательно)

^ Наверх