Word 97. Слияние документов как один из способов упростить свою работу

На работе столкнулась с тем, что необходимо было за короткий срок разослать нашим клиентам письмо-уведомление. Текст для всех одинаковый, за исключением номера письма, наименования организации, адреса. Благодаря Word и его функции слияния данная задачка была решена в короткий срок.

Для этого необходимо иметь: бланк самого письма и база данных (удобнее всего в программе Exсel создать табличку со следующими колонками: № письма, наименование организации, адрес, при этом необходимо сделать так, чтобы первая верхняя строчка содержала наименования столбцов, иначе слияние может не пройти и заполняем ее).

Методика слияния:

Пусть у нас имеется письмо, в котором текст не будет меняться за исключением тех мест, где необходимо вставить номер письма, наименование организации, адрес (из базы данных Excel).

1. Открываем наше письмо, заходим в меню Сервис (Tools) и Слияние. Появляется диалоговое окно:

    

   

 

2. Нажимаем на кнопку "Создать", где выбираем "документы на бланке" и нажимаем кнопочку "Активное окно".
3. Следующий шаг: "Получить данные" и "открыть источник данных" выбираем документ, в котором находится база данных по предприятиям (документ Exсel, предварительно нами созданный).

   После этого, программка скажет, что отсутствуют поля слияния в основном документе и предложит вернуться в основной документ.

4. Возвращаемся в основной документ, на панели которого уже появилась панель "Слияние":

    

   

 

5. Нажимаем кнопку "Добавить поле слияния". Программа предложит список полей слияния (данный список программа сформировала сама, опираясь на базу данных, которую мы выбрали как источник данных):

    

   

 

6. Теперь следует поставить курсор в том месте документа, где необходимо вставить изменяющиеся данные: "№ письма" - нажать на "Добавить поле слияния", далее выбрать "М_письма". На месте курсора появится серая область:

    

   

 

7. Точно так же вставляются в нужные места другие поля: "наименование организации" и "адрес".
8. После того, как будет проделана эта работа, необходимо еще раз вернуться к диалогу "Слияние" ("Сервис" => "Слияние") и реализовать последний шаг: нажать кнопку "Объединить". Откроется следующее диалоговое окно:

    

   

 

9. В поле "Назначение" оставить по умолчанию Новый документ - программа создаст новый документ, в котором у Вас будут находиться все письма клиентам в той последовательности, в которой они указаны в базе данных.

   Осталось лишь визуально проверить, нет ли каких либо смещений в тексте и можно отправлять на печать. Письма готовы.

На первый взгляд это может показаться очень трудным, но после небольшой тренировки данное решение освобождает нас от рутинной работы вручную вставлять в письма данные клиентов. Также если в письме обнаружена ошибка, то исправив бланк письма и сделав повторно слияние, все письма будут отражаться уже с исправлениями.