Статьи из блога

Статьи из блога

Рецензирование документов в Word

Текстовый редактор Microsoft Word - это не только отличный инструмент для набора и форматирования текста, но и удобнейшее средство его дальнейшего исправления и правки. Об этой истинно "редакторской" функции знают немногие, поэтому мы решили раскрыть вам этот секрет.

 

Проще всего править текст на бумаге - возразят мне многие читатели. Действительно, взяв красную ручку всегда можно зачеркнуть несуразную фразу, а сверху написать что-то получше. Можно оставить злорадные комментарии, показав автору текста его неправоту. А самое главное: при такой правке исходный текст не меняется, и автору самому решать, принимать исправления или нет. Но такие исправления не отправишь по электронной почте, и существуют они в единственном виде.

 

Воспользовавшись инструментами рецензирования текстового редактора Word, вы сможете точно так же вставлять комментарии практически красной ручкой на полях и исправлять то, что написал автор, зачеркивая исходный текст. Но при этом документ со всеми исправлениями и пометками будет существовать в электронном виде, а значит, будет доступен для пересылки по электронной почте. А автор документа, изучив исправления, буквально одним нажатием кнопки может их принять, а не исправлять каждую пометку вручную, или же, наоборот, отклонить, оставшись при своем мнении.

 

Инструменты для вставки пометок и исправлений размещены на панели инструментов "Рецензирование". Отобразить ее можно, выбрав "Вид (View) -> Панели инструментов (Toolbars) -> Рецензирование (Reviewing)".

 

Панель инструментов Рецензирование

 

Если вдруг, читая текст, у вас возникло желание прокомментировать особо понравившийся или наоборот, неудачный момент, вы можете воспользоваться инструментом "Примечание". Для этого выделите нужный фрагмент текста и нажмите кнопку "Добавить примечание" (Insert Comment) на панели инструментов. В поле справа от основного текста появится окно для ввода примечания. После того, как вы набрали текст, нажмите мышкой в стороне от окна для ввода примечания.

Добавление примечаний

Поле для ввода примечания отобразиться справа от текста документа.

После сохранения и повторного открытия текста, на экране фрагмент, у которого есть примечание, будет выделен другим цветом. А если навести на него мышку, можно увидеть текст примечания, его автора и время его добавления. Перемещаться между добавленными примечаниями удобно с помощью специальных кнопок, размещенных на панели инструментов "Рецензирование".

 

Просмотр текста примечаний

Просмотр текста примечания

Следующим инструментом, доступным для редактирования, является режим исправления.

 

При включении этого режима записываются все изменения, вносимые в документ. Причем, как изменения, касающиеся его содержимого (будет записано удаление и добавление текста), так и изменения формата документа (изменение шрифтов, параметров страниц и т. д.). Перейти в режим записи исправлений очень просто - достаточно дважды щелкнуть мышкой по кнопке с надписью "ИСПР", которая размещена в строке состояния текстового редактора. Второй способ: нажать на кнопку "Исправления" (Track Changes) на панели инструментов "Рецензирование".

 

В зависимости от настроек Word, исправления будут либо отображаться другим цветом, либо не отображаться вовсе, но обязательно рядом с каждым исправлением будет размещено примечание, в котором и будет указано, какие именно изменения были внесены в документ.

 

Исправления

Все исправления и примечания наглядно отображаются на правом поле документа

Для просмотра всех исправлений следует отобразить на экране окно просмотра изменений. Для этого необходимо нажать кнопку "Окно просмотра" на панели инструментов "Рецензирование". В нижней части экрана отобразятся все внесенные в документ исправления и примечания. Используя это окно можно по очереди выделять в тексте документа добавленные примечания и исправления. Для этого надо дважды щелкнуть мышкой на линии, отделяющей одно примечание от другого.

 

Воспользовавшись областью примечаний, вы сможете увидеть сразу все исправления и примечания.

 

Следующим шагом после просмотра внесенных изменений будет принятие решения относительно их сохранения. Для этого предназначены списки "Принять выделенное исправление" и "Отклонить выделенное исправление". Нажав соответствующую кнопку можно раскрыть список и выбрать нужный пункт, с помощью которого можно принять или отклонить это конкретное исправление. А выбрав пункт "Отклонить все изменения" или "Применить все изменения" можно принять решение относительно правки всего документа.

 

Выбрав соответствующий пункт можно принять или отклонить все исправления в документе.

twitter.com facebook.com vkontakte.ru odnoklassniki.ru mail.ru ya.ru rutvit.ru myspace.com technorati.com digg.com friendfeed.com pikabu.ru blogger.com liveinternet.ru livejournal.ru memori.ru google.com bobrdobr.ru mister-wong.ru yahoo.com yandex.ru del.icio.us

Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:

Комментариев: 17

  1. For
    12.12.2006 в 21:35 | #1

    Такая маленькая, а столь полезная функция.

    Спасибо за толковое разъяснение, давно хотел разобраться, но всё никак не руки не доходили…

  2. your7
    14.04.2007 в 13:29 | #2

    Спасибо, полезная заметка.

  3. Николай
    13.07.2007 в 07:32 | #3

    А не подскажите, как отключить эту фукнцию?

    исправления хранятся прямо в документе. Я НЕ хотел бы, чтобы люди которым я отправляю готовый документ, могли узнать о его исходном варианте..

  4. DRON
    03.07.2008 в 09:35 | #4

    Спасибо. Сильно помогли !

  5. lelik
    03.07.2008 в 12:05 | #5

    А как отменить эту муть? Буду очень признателен.

  6. lelik
    03.07.2008 в 12:08 | #6

    Отменить и принять не доступны.

  7. 03.07.2008 в 12:15 | #7

    Так может быть у вас документ защищен от изменений?

  8. lelik
    03.07.2008 в 12:27 | #8

    Было включено рекомендовать только для чтения, убрал, все по прежнему и осталось

  9. 03.07.2008 в 12:52 | #9

    А вы ставите курсор ввода на примечание или в текст документа? Потому как даже с ограничениями кнопки активны.

  10. lelik
    03.07.2008 в 13:08 | #10

    Документ мне такой прислали по почте, вот с этими выносками. Если их создаю я сам, то все нормально они удаляются и принимаются, а старые просто отображаются и ни то ни се. А курсор ввода ставил и в текст(который включен в примечание) и на примечание (причем примечание просто выделяется) кнопки не активны

  11. Leasor
    15.07.2008 в 10:17 | #11

    Чтобы этого не было видно жмем:

    Меню Вид -- Разметка.

    И у Вас больше не видно исправлений.

    Насчет пересылки не знаю. может быть, они сохраняются. Нет уверенности. Можно поэксперементировать.

  12. Jeni
    09.10.2008 в 17:46 | #12

    Ох и достала меня эта ваша "полезная функция"! И самого важного я не прочитала - как же от нее избавиться? Как отключить?

  13. 12.04.2010 в 11:56 | #13
  14. Аня
    10.11.2010 в 23:13 | #14

    Спасибо, то, что мне надо!

  15. Алла
    16.11.2010 в 14:08 | #15

    Сделайте Вид-Панели инструментов-Рецензирование.

    Затем в выпадающем списке "Отобразить для проверки" выберите Исходный документ.

    Панель закройте.

  16. Аноним
    16.04.2014 в 21:57 | #16

    Спасибо большое за статью, пригодилась для работы. Натали.

  17. Alex1386
    01.04.2015 в 11:57 | #17

    Вопрос возможно глупый, но имеется следующая проблема:

    после добавления примечания в word 2010 в качестве автора примечания указывается пользователь добавивший его, но после сохранения документа все примечания помечаются как принадлежащие автору, а не как принадлежащие конкретному пользователю.

    Вопрос: как сохранить документ, чтобы примечания были от пользователя создавшего их, а не от автора?

Оставьте комментарий!

(обязательно)

^ Наверх