Продолжение темы работы с инструментом Схема документа. Сегодня - переводная статья Outline Levels and the Document Map с сайта Microsoft Word MVP FAQ Site.

Перевод выполнен специально для блога компанией Бюро переводов AGI Triple.

Статья предоставлена Дея Митчелл (Daiya Mitchell)

Схема документа (Вид=>Схема документа) – отличный инструмент, позволяющий значительно упростить навигацию по документу. Тем не менее, в старых версиях Word он может приводить к некоторым сбоям.

Для работы Схемы документа необходимы уровни разбивки. При переключении на Схему документа, она соотносит уровни разбивки с тем, что считает заголовками – обычно короткими, в одну строку, параграфами – несмотря на уже имеющиеся в тексте заголовки. Это баг или, выражаясь более дипломатично, плохо продуманная функциональность. Схема документа не может функционировать без этих уровней разбивки, но, в идеале, она могла бы проверить, есть ли заголовки перед тем, как выставлять свои собственные. Но не проверяет. Поэтому случайный текст появляется в Схеме Документа, а иногда и в Оглавлении.

Как избежать проблем

Не используйте Схему Документа – пользуйтесь Режимом структуры. Это немного радикально, но если вы прочитаете эту статью, Режим структуры даст намного больше возможностей, чем просто навигация по документу.

При переключении в Схему Документа, проверьте, добавился ли новый Автотекст в список Отменить (выпадающий список из иконки Отменить на панели инструментов). Это приложение уровня разбивки. Отмените его. Не забудьте его проверять каждый раз, хотя оно может не всегда появляться.

Как исправить

Если основная проблема – это наличие нежелательных записей в Оглавлении, то посредством прямого форматирования можно избежать того, чтобы Оглавление включало в себя параграфы, отмеченные как Уровни Разбивки. Просто нажмите «Alt-F9» (на Маках: «Opt-F9») для отображения режима просмотра полей. В поле TOC, удалите \u переключатель, затем обновите TOC, нажав «F9». [Спасибо MVP Стефан Блом за эту подсказку].

Если затронуты только несколько параграфов, примените к ним команду ResetPara. Это очистит прямое форматирование параграфов и обнулит параграф к форматированию на уроне стиля. (Схема Документа добавляет уровни разбивки как прямое форматирование). ResetPara не затронет прямое форматирование символов (Жирный, Курсив и т.п.) и обычно вызывается нажатием клавиш «Control-Q» («Command-Option-Q» на Маках).

Если изменение каждого отдельного параграфа не целесообразно, вы можете запустить этот макро-код от MVP Клаус Линке. Код обнулит уровень разбивки каждого параграфа к уровню разбивки, определенному в стиле. Это не затронет другое форматирование.

Sub ReSetOutline()
Dim myPara As Paragraph
For Each myPara In ActiveDocument.Paragraphs
   myPara.OutlineLevel = myPara.style.ParagraphFormat.OutlineLevel
Next myPara
End Sub

Если вы не знаете, как подключить к документу и применить этот макрос, изучите следующие заметки с сайта:

Создание макроса из готового кода

Автоматическая запись макроса