Вставка содержимого файла или таблицы в определенное место документа

Вопрос следующий:

Есть документ, который выдается из б.д., он содержит сведения о нескольких сотрудниках организации. Информация о сотрудниках разделена между собой служебными символами (любыми например сочетанием ##$, которые в тексте вряд ли встретятся), вместо этих символов я вставляю с помощью макроса шапку (такая-то организация, такой то руководитель, направлено такому то лицу), однако реализация совсем не рациональная, так как вместо служебных символов я вставляю строчные переменные, в которых как раз храниться строка с названием организации, именем и фамилией руководителя. Проблема  следующая, очень большое количество фамилий в адрес которых составляется документ, следовательно писать под каждую фамилию макрос, тем более выравнивать все это в строке не целесообразно, следовательно хочется сделать реализацию, чтобы вместо служебных символов (символы используются только чтобы решить проблему позиционирования и замены) вставлять шапки из ранее созданных документов, либо вставлять шапку с полем: Отправлено в адрес в виде таблицы, куда можно занести любую фамилию. Еще вопрос возможно ли сделать распределенные макросы, которые бы загружались не из профиля word, конкретного пользователя, а с сервера например? И возможно ли добавить ниспадающее меню с макросами сразу всем пользователям в локальной сети, чтобы не создавать более 100 строк с макросами у каждого???

Спасибо за ответы.