Рассылка: формирование с помощью программы Word

Готовим шаблон письма

Чаще всего шаблон письма представляет из себя документ в Word, по структуре напоминающий письмо с оставленными в нем пустыми местами для вставки полей из файла списка получателей. Но, вообще говоря, шаблон письма может быть любым файлом Word.

Учебный пример шаблона письма можно скачать в приложении.

Необходимо иметь в виду, что в некоторых случаях шаблон письма не понадобится  (об этом см. далее).

Этап 2. Выбор документа

На втором этапе программа предлагает нам выбрать документ для рассылки. При выборе на первом этапе опции Письма у нас имеется три новые возможности для выбора:

1) Текущий документ (эту позицию переключателя используют, если рассылаемый документ является активным).
2) Шаблон (эту позицию выбирают, если рассылаемый документ (именуемый здесь шаблоном) еще не открыт).
3) Существующий документ (имеется в виду выбор документа, который уже открыт, но не является активным).

В нашем случае будем считать, что шаблон письма мы уже открыли, но он неактивен. подготовили, но еще не открывали.
Выбираем позицию переключателя Существующий документ, и в середине окна мастера появляется список открытых файлов Word. Выбираем из этого списка нужный (у кого нет шаблона, скачайте учебный шаблон из предыдущих сообщений). При этом имейте в виду, что Word может принудительно закрыть документ, бывший до этого активным, без сохранения (об этом выводится соответствующее сообщение).
Если вы выберете позицию переключателя Шаблон, то в середине окна мастера появится гиперссылка Выбор шаблона, с помощью которой можно будет загрузить подготовленный ранее шаблон с диска (обратите внимание, что загрузка шаблона производится только из папки, где хранятся шаблоны Office по умолчанию (перейти в произвольные папки диска будет весьма затруднительно)).
Итак, открыв шаблон, нажимаем на гиперссылку Далее. Выбор получателей и переходим к третьему этапу слияния.

Этап 4. Создание письма

На четвертом этапе программа можно написать письмо для рассылки, если оно предварительно не было создано, и вставить поля для размещения данных о получателях.

В частности, указываются следующие виды полей:
1) Блок адреса.
2) Строка приветствия.
3) Почтовая марка.
4) Другие элементы.

Вставим поочередно указанные элементы.
Установим курсор в место документа, где должен быть напечатан блок адреса и нажмем на гиперссылку Блок адреса.
Открывается окно Вставка блока адреса, в котором можно регулировать различные форматы написания адреса.

В принципе, программа Word хорошо определяет нужные колонки данных, но при необходимости можно уточнить соответствие колонок для формирования адреса, нажав на кнопку Подбор полей. Открывается окно Подбор полей, с помощью которого можно уточнить соответствие колонок, необходимых для формирования адреса.

В рассматриваемом примере можно оставить все как есть и нажать на кнопку OK. В месте расположения курсора в тексте появится первое поле для формирования реквизитов рассылки: «Блок_адреса».
Далее установим курсор в то место документа, где должна быть напечатана строка приветствия и нажмем на гиперссылку Строка приветствия.
Открывается окно Вставка строки приветствия, в котором можно отредактировать формат строки приветствия.

Пока исправим обращение «Уважаемый» на «Уважаемый(ая)»:

Жмем на кнопку OK и в месте курсора видим новое поле «Строка_приветствия».

Чтобы получить возможность использовать электронные почтовые марки, необходимо установить специальное программное обеспечение, о чем свидетельствует открывающееся информационное окно. Для России эта служба также недоступна.
Наконец, снова устанавливаем курсор в место размещения поля и нажимаем на гиперссылку Другие элементы, чтобы вставить в письмо отдельные элементы базы рассылки. Открывается окно Вставка поля слияния:

Для примера вставим в письмо электронный адрес. В месте расположения курсора видим новое поле «Адрес_электронной_почты».

Закончив размещение полей, нажимаем на гиперссылку Далее. Просмотр писем и переходим к пятому этапу слияния.

Этап 6. Завершение слияния

Мы, наконец, дошли до последнего этапа процесса слияния! На этом этапе непосредственно формируются все письма рассылки.
Здесь нам предлагается две возможности:

1) Печать (формирование всех писем производится автоматически перед печатью, итоговый файл слияния не формируется).
2) Изменить часть писем (все письма, предназначенные для рассылки, с соответствующими реквизитами собираются в новый итоговый файл, который по умолчанию получает название Письма<номер_файла>.docx; полученный файл можно отредактировать перед печатью). При этом поля слияния преобразуются в обыкновеный текст. При необходимости файл можно сохранить и форматировать стандартным способом.

Этап 2. Выбор документа
Этап 3. Выбор получателей

На втором этапе программа предлагает нам выбрать документ для рассылки. В процессе формирования конвертов на втором этапе имеется две возможности:

1) Изменить макет документа (эту позицию выбирают для формирования шаблона конверта).
2) Существующий документ (данная функциональность используется, когда конверт уже открыт).

Переключатель Текущий документ для данного процесса является неактивным.

Выбираем переключатель Изменить макет документа и нажимаем на гиперссылку Далее. Выбор получателей (на этом этапе можно также нажать на гиперссылку Параметры конверта).
Открывается окно настройки параметров конверта, где можно выбрать размер конверта, а также местоположение размещения и шрифт адреса получателя и обратного адреса:

Выбираем значения по умолчанию, нажимаем кнопку OK.
Если в активном файле Word имеется какой-либо текст, то программа предупреждает об удалении содержимого файла.
Затем текстовая область программы принимает форму конверта.
Программа автоматически переходит к третьему этапу, на котором можно выбрать получателей так же, как это было описано ранее (при формировании рассылки писем).

Этап 5. Просмотр конвертов

Если все было сделано правильно, то открывается конверт с адресом первого получателя:

Действия, доступные на этом этапе, аналогичны описанным выше.
Перейдем к заключительному этапу.

Формирование наклеек

От описанных выше типов документов наклейки (в трактовке компании Microsoft) отличаются тем, что создается таблица, в ячейках которой размещаются поля слияния и, соответственно, данные из информационной базой рассылки. Пример результирующего файла приведен на рисунке:

На втором этапе (точнее при переходе со второго этапа на третий) при установленном значении переключателя Изменить макет документа открывается окно Параметры наклейки:

Для определенности выбираем тип наклейки 30 на странице.
На третьем этапе формируется макет итоговой таблицы рассылки с внесенными в нее полями «Next» во всех ячейках, кроме первой (А1):

Это поле «отвечает» за распространение на другие ячейки таблицы данных, которые будут размещены в первой ячейке (А1).

На четвертом этапе Настройка наклеек, как это было описано ранее, предлагается разместить поля слияния. Размещаем в первой ячейке таблицы поле слияния «Блок_адреса».

Для «распространения» полей слияния первой ячейки на всю таблицу нажмите кнопку Обновить все наклейки в области мастера слияния в правой части экрана. В результате поля из первой ячейки будут скопированы во все ячейки таблицы:

Пятый и шестой этапы слияния наклеек аналогичны описанному выше.
Небольшая рекомендация: Поскольку мы формировали наклейки для печати адресов, на шестом этапе придется заняться дополнительным форматированием наклеек. Для этого нажмем на гиперссылку Изменить отдельные наклейки в области мастера слияния в правой части экрана. Откроется файл с названием Наклейки<номер_файла>.docx. Выделите ячейки с адресами и поверните текст в таблице (вкладка Работа с таблицами-Макет – группа Выравнивание – команда Направление текста). Затем, если адрес не помещается в ячейку по ширине, придется форматировать размер шрифта и/или интервалы между строками (вкладка Главная – соответственно, группы Шрифт и Абзац).
Полученный результат наклеек с адресом будет иметь примерно следующий вид:

Формирование каталога

Каталогом в системе формирования рассылок в Word называется некоторый список (реестр рассылки), включающий в себя определенную информацию из базы данных в настроенных пользователем полях. В отличие от писем записи из БД в итоговый документ в этом случае выводятся подряд, без разрывов страниц.
Каталог удобно создавать в форме таблицы, что мы и сделаем.
Предварительно откроем новый документ и создадим в нем таблицу с нужным количеством столбцов. Таблица должна начинаться с первой строки файла, и в ней должна быть только одна строка. Под таблицей может оставаться пустой параграф (при слиянии этот параграф будет удален).
Открываем мастер рассылки. На первом этапе выбираем значение Каталог. Второй и третий этап выполняются так, как было описано ранее.
На четвертом этапе заполняем нужными полями слияния ячейки строки таблицы:

Пятый этап также выполняется аналогично описанному выше.
На шестом этапе имеется только одна гиперссылка В новый документ (непосредственная печать каталога из шаблона не предусмотрена):

Сформированный нами каталог в итоговом файле будет иметь следующий вид:

imaseur, мне кажется, задача состоит из двух частей:
1. Составить программу VBA так, чтобы диапазон задавался внутри программы вручную (попробуйте сделать это с помощью макрорекордера). Сначала попробуйте написать программу, которая делает печать для всех строк базы, а потом уже - для диапазона.
2. Создать форму, в которую заносятся нижняя и верхняя границы диапазона и из которой эти границы будут передаваться в программу VBA.

Да, неплохое решение!

К сожалению, не могу ответить на ваш вопрос, так как он не имеет отношения к формированию рассылки в Word.
Вообще-то защита от рассылки обычно производится средствами почтового клиента. Я, например, обычно пользуюсь почтовым клиентом mail.ru? в котором имеются специальные настраиваемые фильтры и кнопка Это спам, которая позволяет в дальнейшем автоматически пересылать сообщения от соответствующего почтового адреса в папку Спам.

К сожалению, о проблеме совместимости Word'a с этой сторонней почтовой программой я ничего сказать не могу. Опыта работы с почтовым клиентом Mozilla Thunderbird у меня нет.
Единственно, так как Вы пишете, что "даже не происходит инициализация почт. клиента", я могу предположить, что данный почтовый клиент не настроен в качестве основного. При отсутствии такой настройки по умолчанию должен инициализироваться "родственный" почтовый клиент MS Outlook.

К сожалению, никогда не пробовал вставлять гиперссылку в текст с помощью рассылки. Думаю, что единственная возможность - это создать гиперссылку в Excel и попытаться вставить ее в рассылку.
Так работает?

Интересная статья на тему:

Как отправить поздравления и другие массовые рассылки в пару простых шагов вместе с Word
внешняя ссылка

Сейчас, в период праздников, нам особенно важно иметь под рукой инструмент, позволяющий быстро отправить одинаковые письма (например, с поздравлениями) большому числу контактов. Конечно, область применения такого инструмента не ограничена одними только поздравлениями – это могут быть приглашения на мероприятия, письма с важными новостями, призывы к участию в опросах...

Добрый день,
Интересный вопрос!
К сожалению, этого я не знаю, но мне самому интересно.
Вы можете послать запрос в раздел Автоматизация (http://wordexpert.ru/forum/viewforum.php?id=3).

Оба файла (Word и Excel) выложите, пожалуйста.

Добрый день,

Попробуйте дописать в поля рассылки в файле Word параметры формата
\# "# ##0,00"

У Вас получится так:

Вам принадлежит { MERGEFIELD Общая_площадь_помещения \# "# ##0,00" } м², что составляет { MERGEFIELD доля \# "# ##0,00" }  % голосов.

Исправленный файл Word прикладываю.

Я не знаю.
К сожалению, на уровне исходных данных исправить эту проблему у меня не получилось.

Вот еще одно решение:
http://wordexpert.ru/forum/viewtopic.php?id=116

Спасибо большое! Я и не знал насколько полезным может быть ворд ))) и думаю многие не занют