Статьи из блога

Статьи из блога

Уменьшение количества страниц в документе Word

Многие пользователи текстового редактора Word нередко обращают внимание на то, что последняя страница их замечательно оформленного документа содержит всего лишь одну или две строчки текста, которые, к тому же, увеличивают общее количество страниц. При распечатке документа это выглядит не лучшим образом.

Чтобы ликвидировать такой недостаток, пользователи жмут известную кнопку Подгонка страниц, доступную при выборе команды Предварительный просмотр. Однако часто результат работы этой кнопки не удовлетворяет автора документа.

Дело в том, что команда "Подгонка страниц" уменьшает только размер всех используемых в документе шрифтов, что не всегда бывает допустимо.

 

Как же еще сократить количество страниц в своем документе, не трогая при этом размеры шрифтов? Есть, как минимум, пять простых способов.

 

Способ первый

Для начала надо просмотреть весь свой документ и определить, есть ли возможность где-то удалить лишние слова, пробелы, пустые строки. Если в тексте есть картинки, можно попытаться уменьшить их размеры.

 

Способ второй

Если ничего из текста безболезненно удалить нельзя, можно попробовать расставить переносы в тексте. Стандартно редактор не использует этот режим и изменяет расстояние между словами, если используется выравнивание по ширине, либо переносит слова целиком на новую строку. Чтобы включить режим переноса надо в меню Сервис выбрать команду Язык, а затем команду Расстановка переносов. Откроется диалоговое окно, как на скриншоте ниже:

 

Расстановка переносов

 

Установите флажок на параметре Автоматическая расстановка переносов и нажмите ОК.

 

Способ третий

Попробуйте изменить размеры полей документа. Для этого зайдите в меню Файл и выберите команду Параметры страницы. Откроется одноимённое диалоговое окно, в котором вы можете чуть-чуть уменьшить левое, правое, нижнее или верхнее поля. Как правило, даже небольшое уменьшение размеров полей может дать желаемый результат. Только следует внимательно еще раз просмотреть весь документ, чтобы не обнаружились побочные эффекты в виде слияния колонтитулов с основным текстом или нечто другое.

 

Способ четвертый

Хороший эффект может произвести изменение междустрочного интервала или интервала между абзацами. Самый легкий способ изменить интервалы заключается в изменении соответствующих параметров используемых стилей. Но если в вашем документе стилевой беспредел, то в меню Формат выберите команду Абзац. Откроется диалоговое окно, в котором на вкладке Отступы и интервалы и следует менять нужные параметры.

 

Способ пятый

Этот способ все-таки затрагивает размер шрифтов, однако не всех, а только заголовков. Если ваши заголовки оформлены в виде стилей, пусть даже и стандартных, предлагаемых самим редактором, то выделите все заголовки одного вида в вашем документе и уменьшите их размер, как минимум, на полпункта. Визуально такое изменение практически не заметно, но результат может быть неплохим.

 

Способ шестой (бонус)

Уменьшите размер межсимвольного интервала. В меню Форматвыберите команду Шрифт и перейдите на вкладку Интервал. В поле Интервал выберите параметр Уплотненный и задайте значение по своему усмотрению. Опять же, наилучший результат может дать изменение конкретного стиля, а не выборочного текста в каком-то абзаце.

 

Таким образом, вы можете выбрать из предложенных способов наиболее подходящий вам и использовать в своей работе. Только не забывайте анализировать получившийся результат, дабы вовремя обнаружить нежелательные последствия и исправить их.

twitter.com facebook.com vkontakte.ru odnoklassniki.ru mail.ru ya.ru rutvit.ru myspace.com technorati.com digg.com friendfeed.com pikabu.ru blogger.com liveinternet.ru livejournal.ru memori.ru google.com bobrdobr.ru mister-wong.ru yahoo.com yandex.ru del.icio.us

Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:

Комментариев: 14

  1. Олег Викторович Христофор
    05.06.2007 в 15:29 | #1

    Способ седьмой

    Желаемого результата можно добиться сняв запрет висячих строк, который установлен по умолчанию в меню абзац, положение на странице.

  2. Николай
    29.04.2008 в 09:23 | #2

    а я всегда использую другой способ: помечаю часть текста (можно несколько страниц) иду в Формат, Абзац и меняю интервал строк: ставлю Множитель, а в Значение чуть больше или чуть меньше стандартного (например для интервала 1,5 ставлю 1,4 чтобы поднять строки или 1,55 чтобы опустить). На глаз изменения почти незаметны, а результат - налицо..

  3. Маша
    07.04.2009 в 17:42 | #3

    Вопрос, как автоматически удалить пустые строки, обычно появляющиеся при копировании текста с интернет страниц.

  4. 07.04.2009 в 18:41 | #4

    Автоматически не получится - используйте макросы или вручную через диалог "Найти и заменить". Подробнее написано здесь:

    http://wordexpert.ru/page/najti-i-zamenit-osvojte-poisk-v-redaktore-word

  5. Маша
    07.04.2009 в 22:14 | #5

    Автоматически не получится - используйте макросы или вручную через диалог "Найти и заменить". Подробнее написано здесь:
    http://wordexpert.ru/page/najti-i-zamenit-osvojte-poisk-v-redaktore-word

    Получилось, огромное СП, решила ч/з Ctrl+F, найти ^p^p заменить на ^p

  6. Роман
    23.07.2009 в 11:08 | #6

    Автоматически не получится - используйте макросы или вручную через диалог "Найти и заменить". Подробнее написано здесь:
    http://wordexpert.ru/page/najti-i-zamenit-osvojte-poisk-v-redaktore-word

    Спасибо, все получилось. Только один дополнительный момент появился: пробелы удалились, но текст на строчке стал занимать не все свободное место. Все исправляется если в конце строчки забоем или делитом перетянуть нижнюю строчку. Просто тексты больши бывают, и на это тратится львинная доля времени (до этого еще больше тратилось, т.к. еще и лишние пробелы в ручную удалять приходилось). Есть ли макрос или функция которая автоматически удаляла последний на строчке пробел и перетаскивала нижнюю строчку на верхнюю?

  7. 23.07.2009 в 15:17 | #7

    Возможно, у вас много лишних пробелов или даже переводов строк. Проверьте.

  8. 23.07.2009 в 15:33 | #8

    …Есть ли макрос или функция которая автоматически удаляла последний на строчке пробел и перетаскивала нижнюю строчку на верхнюю?

    Покажите документ, в котором это нужно сделать

  9. Роман
    24.07.2009 в 10:21 | #9

    …Есть ли макрос или функция которая автоматически удаляла последний на строчке пробел и перетаскивала нижнюю строчку на верхнюю?

    Покажите документ, в котором это нужно сделать

    Подскажите как это сделать?

    Я просто люблю почитать редкие книги, скачивая их с электронных библиотек, и перевожу их в формат Word, от сюда и сталкиваюсь с некоторыми проблемами,связанные с лишними пробелами, как просто между словами, так и после знаков припенания. Воспользовавшись советом опубликованном здесь, я избавился от проблемы с пробелами, но осталось то, что описывал выше, а именно остается пробел в конце строчки и она не занимает всю строчку, хотя и поставлена функция "выравнивание по ширине". Удолив этот пробел нижняя строчка перескакивает, занимая недостоющее место и все приходит в норму. Только этого текста целая книга, как например автобиография маршала Жукова, там таких строчек 1000-чи, наверно, поэтому и не знаю как их показать (лишних пробелов около 1,5 тысячи удалилось).

  10. 24.07.2009 в 10:44 | #10

    Что значит остается пробел в конце строчки? Последняя строка абзаца по ширине не растягивается.

    То, что Вы предлагаете, похоже на простое удаление абзацев, но ведь это сделает книгу совершенно нечитаемой!

  11. Роман
    24.07.2009 в 13:17 | #11

    На самом деле так и есть. Большинство текстов скачивается в блокноте. Там никакой речи не может быть ни про абзацы ни про диалоги. По крайней мере у меня очень редко была разбивка. Но удовольствие от прочтения редкой книги гораздо больше, чем недовольство от слившихся абзацев или диалогов.

    Такой вид приобретает текст после удаления лишних пробелов:

    "Пошли! Ай, нехорошо получилось, нехорошо! На секунду тормознулся

    посмотреть: все ли пошли дружно, не цапнуло ли кого. Вот теперь сиди на

    корточках, загорай на краешке этого коридорчика долбанного, В двадцати шагах

    от угла спасительного, за пеньком от старого тополя, да за железякой "

    Такой, если удалить делитом или забоем крайний на строчке, не удолившийся пробел:

    "Пошли! Ай, нехорошо получилось, нехорошо! На секунду тормознулся посмотреть: все ли пошли дружно, не цапнуло ли кого. Вот теперь сиди на корточках, загорай на краешке этого коридорчика долбанного, В двадцати шагах от угла спасительного, за пеньком от старого тополя, да за железякой"

    И место экономится еще в добавок и читать удобнее. Вот и думаю,может есть возможность написания макроса или функция,которая смогла бы мне помочь в Word 2007.

  12. lovial
    03.02.2010 в 18:36 | #12

    Включите в Ворде режим отображения служебных символов, чтобы видеть процесс. Вы должны увидеть в начале абзаца несколько точек (так обозначаются пробелы), а в конце строчек значок в виде буквы Пи - это символ абзаца. Чтобы быстро "разобраться" с таким документом, можете использовать следующий метод:

    Правка Замена Найти - Больше Специальный - символ абзаца (выглядит как "^p"), затем вводите то количество пробелов, которое у Вас в начале абзаца (красная строка).

    Заменить на что-нибудь нереальное (например, /////). Заменить все.

    Далее найти все символы абзаца и заменить их на пробелы. Затем найти ///// и заменить его на символ абзаца и пробелы.

  13. Аркадий
    10.12.2011 в 15:07 | #13

    Неужели в WORD 2010 нет "Подгонка страниц, доступную при выборе команды Предварительный просмотр".

  14. Vr
    10.05.2013 в 19:17 | #14

    Команда теперь называется "Сократить на одну страницу".

    Странно, что MS не оставил эту кнопку в режиме промотра перед печатью...

Оставьте комментарий!

(обязательно)

^ Наверх