Эта функция, доступная после нажатия кнопки Предварительный просмотр (Print Prieview) или через меню Файл (File), незаменима в тех случаях, когда требуется уменьшить количество страниц для последующей печати, или когда в документе последняя строка текста ну никак не умещается на последней странице и переходит (создает) на следующую страницу, тем самым, опять же, необоснованно увеличивая количество страниц.

Однако, частое переключение между режимами просмотра страниц, а значит лишние "мышедвижения", утомляет. Но можно вывести иконку-кнопку Предварительный просмотр (Print Prieview) на панель инструментов, тем самым, сделав ее всегда доступной (на виду).

Чтобы вывести эту кнопку на панель инструментов, необходимо проделать следующие несложные манипуляции:

1. Зайдите в меню Сервис (Tools) и выберите команду Настройка (Customize). Откроется диалоговое окно, в котором нужно перейти на вкладку Команды (Commands).
2. В левой области щелкните на категории Сервис (Tools).
3. Найдите и выберите из правой части команду Сократить на страницу (Shrink to Fit) с изображением трех документов и стрелочки, и переместите (Перенести буквально означает следующее действие: нажмите левую кнопку мыши на этой команде и не отпуская кнопку мыши перенесите эту команду на вашу панель инструментов и отпустите кнопку мыши) ее на панель инструментов.

Дополнительно можно задать сочетание клавиш для этой команды. Для этого щелкните в том же диалоговом окне Настройка (Customize) на кнопке Клавиатура (Keyboard). Откроется другое диалоговое окно, в котором вам нужно в левой области выбрать категорию Все команды (All Commands), а из правой найти и выбрать команду ToolsShrinkToFit.

В поле Новое сочетание клавиш (Press new shortcut key) введите ваше сочетание и нажмите кнопку Назначить (Assign).

P.S. При подгонке страниц происходит уменьшение размеров шрифтов, используемых в документе.