1

Тема: Как сформировать шаблон формы – делимся опытом

Введение

На наш сайт довольно часто обращаются пользователи, которым нужно создать так называемый «шаблон формы».
Под шаблоном формы мы будем далее понимать файл Word, в котором можно вводить данные только в определенные поля, а остальной текст недоступен для редактирования.
К сожалению, я не являюсь специалистом по созданию шаблонов формы, но после размышления над этой проблемой, решил поделиться своими соображениями.
Буду рад, если кто-либо из специалистов сможет впоследствии дополнить написанное здесь.

Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.

2

Re: Как сформировать шаблон формы – делимся опытом

Требования к шаблону формы

Итак, к шаблону формы обычно предъявляют следующие основные требования:
1) Данные можно вводить только в определенные поля;
2) Остальной текст нельзя изменять.
3) Должно иметься ограничение полей по длине (пользователь формы может ввести в поле не более определенного количества символов).
4) Должно иметься полоса подчеркивания под полями ввода по всей максимальной длине поля.

Требования 1 и 2 в Ворде обычно решаются с помощью ограничения на редактирование Ввод данных в поля форм (об этом – см. ниже).
Требование 3 может быть реализовано с помощью так называемого Поля формы (об этом также – см. ниже).
Требование 4 представляет наибольшие сложности, но в Ворде имеются средства, с помощью которых и это требование может быть выполнено (об этом мы будем говорить далее).

Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.

3

Re: Как сформировать шаблон формы – делимся опытом

Создание макета шаблона (без полей)

Первоначально создается макет шаблона без использования полей формы. В то же время желательно, чтобы макет формы максимально соответствовал описанному в следующих постах. Чем ближе к этому будет макет, тем меньше работы потребуется на его преобразование в надлежащий вид.
В приложении к настоящему сообщению добавлен файл, который мы будем далее использовать в качестве примера.

Post's attachments

Доверенность на получение ЭЦП.doc 70.5 Кб, 18 скачиваний с 2015-03-26 

You don't have the permssions to download the attachments of this post.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.

4

Re: Как сформировать шаблон формы – делимся опытом

Создание кнопки Поле формы

Для более удобного формирования шаблона формы в Word создайте на ленте пользовательскую кнопку Поле формы.
О том, как можно создать такую кнопку, подробно написано в прилагаемом файле.

Примечание: Пользовательскую кнопку без проблем можно создать в версиях 2010 и 2013. Если такую кнопку создать не удалось то вы всегда можете найти это поле на ленте, на вкладке Разработчик:
Разработчик – группа Элементы управления – стрелочка вниз – Формы предыдущих версий – Поле (элемент управления формы).
Использование элемента Поле формы позволяет задать ограничение на длину вводимой строки (требование 3 (см. ранее)).

Post's attachments

Поле формы.docx 198.54 Кб, 19 скачиваний с 2015-03-26 

You don't have the permssions to download the attachments of this post.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.

5

Re: Как сформировать шаблон формы – делимся опытом

Два способа создания поля с подчеркнутой строкой

Для реализации требования 4 (см. выше) нам удалось выявить два способа создания поля с подчеркнутой строкой:
•    таблица с выделенной нижней границей
•    использование горизонтальной линии с форматом обтекания За текстом.
Оба указанных способа будут рассмотрены далее.

Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.

6

Re: Как сформировать шаблон формы – делимся опытом

Таблица с выделенной нижней границей – особенности формирования

На наш взгляд лучше всего в шаблоне формы смотрится таблица с выделенной нижней границей.
Для формирования такой таблицы полезно предварительно мысленно «разлиновать» текст макета шаблона так, чтобы будущее поле формы помещалось в отдельную клетку таблицы.
Корректная таблица будет иметь довольно сложную форму – нужно будет уметь при необходимости объединять и разделять ячейки таблицы.

Необходимо учесть следующие особенности формирования ячеек таблицы и заполнения этих ячеек текстом и полями формы:
- высота строки таблицы (высота строки таблицы должна быть равна или на 1-2 пт больше, чем размер текста; например, для размера текста 10 пт высота строки таблицы должна быть равна 10-12 пт).
- размер текста в поле формы (размер текста должен быть равен или на 1-2 пт меньше, чем высота строки; например, для строки высотой 10-12 пт размер текста 10 пт должен быть равен 10 пт; текст должен быть прижат кверху (опция Выровнять сверху на вкладке Работа с таблицами: Макет); текст поля формы – без подчеркивания).
- границы ячеек, в которые вводится текст (нижняя часть указанной ячейки выделяется черной границей шириной 0,5 пт).
- размер текста пояснений (текст пояснений может быть дан под подчеркнутой строкой в отдельной ячейке; размер текста около 10 пт; тип видоизменения Надстрочный; текст должен быть прижат кверху (опция Выровнять сверху на вкладке Работа с таблицами: Макет)).
- высота строки таблицы для текста пояснений (высота строки таблицы должна быть равна размеру текста пояснений; для размера текста пояснений 10 пт высота строки таблицы должна быть равна 10 пт).

На прилагаемом рисунке тонкими линиями показаны границы ячеек таблицы для приведенного выше примера (в результирующем документе эти границы не будут отображены), толстыми – линии подчеркивания в результирующем документе (там они будут отображены тонкими линиями). Темными прямоугольниками отображаются поля формы.

Post's attachments

Пример таблицы - ЭЦП.JPG 77.25 Кб, 1 скачиваний с 2015-03-26 

You don't have the permssions to download the attachments of this post.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.

7

Re: Как сформировать шаблон формы – делимся опытом

Использование горизонтальной линии с форматом обтекания За текстом

В случае, если по тем или иным причинам не была создана описанная выше таблица, для реализации требования 4 можно использовать горизонтальную линию с форматом обтекания За текстом.
Для создания линии выполните следующие действия:
Вставка – группа Иллюстрации – Фигуры – группа Линии – Линия
Ширина линии – 0,5 пт.
Цвет – черный.
Поместить линию так, чтобы она была горизонтальной и находилась чуть ниже поля формы. Нужно проследить, чтобы линия была как можно более строго горизонтальной.
Длина линия должна немного превышать максимальную длину поля (см. далее).
Установить формат обтекания линии За текстом:
Средства рисования: Формат – Обтекание текстом – За текстом

В итоговом файле горизонтальные линии с форматом обтекания За текстом будут использованы при создании линий подчеркивания в верхней части примера (см. прилагаемый рисунок).

Post's attachments

Линии За текстом.JPG 21.84 Кб, 1 скачиваний с 2015-03-26 

You don't have the permssions to download the attachments of this post.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.

8

Re: Как сформировать шаблон формы – делимся опытом

Расчет и указание максимальной длины поля формы

Затем в нужные места вставляются текстовые поля формы. Поля формы удобно вставлять с помощью пользовательской кнопки Поле формы, о которой было сказано выше.

После вставки полей формы нужно будет правильно рассчитать максимальную длину каждого из этих полей, чтобы поля формы не переходили на следующую строку.
Для простоты подсчета максимальной длины я обычно ввожу в поле формы некоторое количество комбинаций символов «1234567890». Таким образом, по количеству десяток символов, можно будет легко определить максимальную длину полей формы.
Для целых строк можно использовать данные, приведенные в следующей таблице:

Таблица для определения примерного максимального количества символов в строке (шириной 17 см.)
Размер шрифта    Тип шрифта    Примерное максимальное количество символов в строке
10                            Times New Roman    90-95
11                            Times New Roman    80-85
12                            Times New Roman    70-75
10                            Arial                      65-70
11                            Arial                      70-75
12                            Arial                      80-85

Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.

9

Re: Как сформировать шаблон формы – делимся опытом

Для указания максимальной длины поля формы выделите поле формы и в контекстном меню поля выберите команду Свойства. В открывшемся окне Параметры текстового поля укажите максимальную длину поля, как это показано на прилагаемом рисунке.
Затем сохраните внесенные изменения с помощью кнопки OK.

Post's attachments

Максимальная длина.jpg 49.96 Кб, 1 скачиваний с 2015-03-26 

You don't have the permssions to download the attachments of this post.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.

10

Re: Как сформировать шаблон формы – делимся опытом

Другие особенности размещения поля формы

Поле формы на строке может быть центрировано или выровнено по левому краю.
Текст поля формы – без подчеркивания.

Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.

11

Re: Как сформировать шаблон формы – делимся опытом

Защита шаблона формы

Для защиты шаблона документа выполните следующие действия:
Файл – Сведения – Защита документа – Ограничить редактирование – группа Ограничения редактирования – установить флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа – Ввод данных в поля форм.
Кнопка Да, включить защиту.
При необходимости установить пароль.

Сохраните полученный файл и проверьте корректность работы полученного шаблона формы.

Результат работы над шаблоном формы приведен в приложении.

Post's attachments

Доверенность на получение ЭЦП 01.doc 78 Кб, 31 скачиваний с 2015-03-26 

You don't have the permssions to download the attachments of this post.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.