Статьи из блога
Слияние — массовое создание однотипных документов
Автор заметки:
На нашем сайте уже была опубликована заметка, посвящённая слиянию. Но редактор Word с тех пор так сильно изменился, что пришла пора взглянуть на этот процесс по-новому. В сегодняшней заметке я приведу пример процесса слияния для Word 2007.
- Определяем тип создаваемого документа. Вкладка "Рассылки"→группа "Начать слияние"→"Начать слияние"→"Письма";
- В той же группе "Выбрать получателей"→"Использовать существующий список…" и укажите путь к файлу базы данных;
- Вводим постоянную часть текста. В нужных местах вставляем соотвествующие поля базы данных (группа "Составление документа и вставка полей"→"Вставить поле слияния");
- Если нужно поставить условие, например для изменения обращения в зависимости от пола, то выбираем "Правила"→IF…THEN…ELSE после чего заполнить поля, как на рисунке:
- Как вы видите, поля отличаются от обычного текста. Чтобы увидеть результат слияния, нажмите кнопку "Просмотр результатов". Поле со стрелочками справа от кнопки, позволяет просмотреть результат слияния для разных записей базы данных;
- На этом процесс создания писем заканчивается. Все письма можно сохранить в виде одного документа (группа "Завершить"→"Найти и объединить"→"Изменить отдельные документы…"), распечатать ("Найти и объединить"→"Печать документов…") или отослать по электронной почте ("Найти и объединить"→"Отправить электронные сообщения…"). В случае отправки по электронной почте, адрес тоже нужно указывать из поля базы данных.
Файлы с примерами можно скачать:
После скачивания, при попытке открыть файл будет запрошено разрешени на соединение с базой данных. При этом придётся указать новый путь к базе данных. Пошаговый процесс для Word 2007 показан на рисунке
Рубрика: Шаблоны Word
Метки: word 2003 | word 2007 | Слияние | шаблоны
Просмотров: 58716
Подписаться на комментарии по RSS
Версия для печати
Метки: word 2003 | word 2007 | Слияние | шаблоны
Просмотров: 58716
Подписаться на комментарии по RSS
Версия для печати
Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:
- 250 бесплатных шаблонов для MS Office
- 3 способа очистки списка недавно открытых документов
- Word 2007: добавляем свою вкладку и свои команды
- Быстрое создание нового документа на основе шаблона
- Быстрый доступ к папке с шаблонами Word
- Ввод часто повторяющихся фрагментов текста
- Вставка изображений из указанной папки для Word 2007
- Запуск Word с не стандартным шаблоном
- Инструкция по оформлению текстовой документации
- Использование макроса для вывода части текста поля
- Использование форм для ввода данных в документ
- Как автоматически увеличивать номер договора при каждом открытии документа
- Как вставить в документ имя шаблона
- Как добавить свой текст на бланк документа
- Как изменить шрифт Calibri на Times New Roman
- Как настроить Word под себя
- Как определить, на каком шаблоне основан данный документ
- Как открыть шаблон документа для редактирования
- Как передать макросы другим пользователям
- Как правильно оформлять реквизиты сторон в документах (договорах, актах и т.п.)
- Как создавать свои шаблоны документов
- Как создать группу папок для шаблонов в Word 2007
- Как создать свой стиль абзаца в Word 2003
- Как ускорить создание документов
- Календарь Word
Комментариев: 9
Александр! Подскажите какой макрос можно вставить в файл слияние для сохранения каждой записи в файл PDF с уникальным названием "Исходящий номер". Исходящий номер - уникальный присваивается каждой записи в файле EXCEL.
Спасибо.
viter.alex Предложил слудующее решение:
А как сделать, чтобы поля в созданном документе автоматически обновлялись при изменении базы данных?
Office 2010
Подскажите пожалуйста, как через слияние в word, формировать расслку эл. почтой так, чтобы включить в поле слово / фразу с гиперссылкой? Т.е. я ставил в эксель (базу данных) слова с гиперссылками, но почтой (отулук) отправлялись письма без гиперссылок, да и сам ворд теряет гиперссылки из полей?
Здравствуйте, подскажите пожалуйста, что
делать в такой ситуации, у меня каждое утро
автоматически выдаются справки и у них свежие
данные, но чтоб они обновились и открылись, надо
нажать кнопку «обновить» и еще надо закрыть а
перед закрытием надо нажать кнопку «сохранить» а
если я не закрываю Excel через кнопку «х» то она не
создает эту справку, вот по этому можно ли как то
написать аккуратный макрос, чтоб закрыть excel
автоматически и само собой перед закрытием
сохранились обновленные данные, а перед
открытием обновлялись автоматически, не нажимая
кнопку обновить или не обновить каждый
раз, когда выполняются автоматизация для этих
справок
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как сделать, чтобы при отправке вложений с шаблонами по электронке, еще и текст в электронном письме написать. Делаем доп.соглашения для всех компаний, нужно внести в текст письма сопроводиловку. Спасибо.
Хорошая статья. Но я работаю в openoffice, поэтому по аналогии создал для себя и коллег памятку по writer.
Еще в качестве источника данных можно использовать БД, тогда исчезает необходимость возни с электронной таблицей.
Привет!
Слияние позволяет отправлять почту.
Очень удобно, но есть только три формата:
1. Документ (к письму прицепляется файл *.doc)
2. HTML (к письму прицепляется файл *.html)
3. Текст (всё вставлется в тело письма)
А как реализовать п. 1, только, чтобы вложенным файл был в формете PDF (т.е. перед вставкой шла конвертация)?
Word 2010 (лицензия СТАНДАРТНЫЙ) Что делать, если при включении функции "Редактирование разрешёнными стилями"
САМОПРОИЗВОЛЬНО ИЗМЕНЯЕТСЯ количество стилей в присоединённом шаблоне
(причём, в одних 7 вместо 8, в других - 4!!!)?
Пронин Анатолий Николаевич,
Санкт-Петербург,
anp55@bk.ru